امکانات درخواست مرخصی در نرم افزار حضور و غیاب :

در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب جهان گستر، با عنوان تجاری «رادن»، هر کدام از کاربران نرم افزار، به صندوق دریافت و ارسال های خودشان دسترسی دارند. حالا این درخواست ها می تواند بیش از درخواست مرخصی باشد؛ می تواند شامل درخواست اضافه کار، درخواست مأموریت، درخواست درج تردد، اصلاح تردد، درخواست رزرو غذا، درخواست ثبت نام بیمه تکمیلی و از این دست درخواست ها باشد؛ اما با توجه به موضوع، بیشتر به بحث مرخصی می پردازیم.

امکانات درخواست مرخصی از طریق نرم افزار حضور و غیاب به شرح زیر است:

  • امکان ارسال درخواست مرخصی:

علاوه بر دسترسی به صندوق دریافت و ارسال که برای همه ی کارکنان وجود دارد، امکان ارسال درخواست مرخصی، شامل انواع مختلف مرخصی ساعتی، مرخصی روزانه، استحقاقی، استعلاجی، تشویقی و انواع مرخصی هایی که در قانون کار تصریح شده مثل مرخصی ازدواج، مرخصی زایمان، مرخصی فوت بستگان درجه یک، همه این ها در دسترس کاربر قرار دارد؛ در صورتی که مدیر سیستم، این مجوز را به آن ها داده باشد که بتوانند از این درخواست استفاده کنند.

  • درخواست اتوماتیک:

امکان دیگری که در امکانات درخواست مرخصی کاربران می توانند استفاده کنند، استفاده از درخواست اتوماتیک است. در دستگاه های تولید جهان گستر با توجه به کلیدهای عملیاتی که وجود دارد، کارکنان می توانند ثبت ورود و خروج شان (ورود و خروج های ساعتی) را از طریق کلید عملیات مخصوص نوع تردد، با دستگاه انجام دهند؛ یعنی به طور مثال وقتی که می خواهند مرخصی ساعتی بروند، کلید مرخصی ساعتی را فشار داده سپس بسته به نوع دستگاه که اثر انگشتی باشد یا تشخیص چهره، نوع تردد شان مشخص می شود. زمانی که باز می گردند نیز مجدد به همین ترتیب عمل می کنند.

بدین گونه، سامانه ی نرم افزار تحت وب رادن، با توجه به تردد هایی که از طریق دستگاه دریافت می کند، کاملاً متناظر با آن کلیدی که شخص استفاده کرده و ساعتی که ثبت تردد انجام شده است، یک درخواست اتوماتیک ایجاد می کند. این درخواست را در صندوق پیش نویس کاربر قرار می دهد و کاربر با تأیید آن این درخواست، وارد پروسه ی گردش کار خودش می شود. مدیران مربوطه درخواست را مشاهده خواهند کرد و تصمیم می گیرند. در نهایت، تردد های ثبت شده با توجه به تأیید یا ردشان به عنوان یک تردد تأیید شده یا رد شده در سامانه ی حضور و غیاب درج می شوند.

  • امکان استفاده از جانشین:

امکان دیگری که در کنسول درخواست ها وجود دارد، امکان استفاده از جانشین است. شما زمانی که می خواهید درخواست بدهید (درخواست مأموریت یا مرخصی)، می توانید از طریق کنسول درخواست، برای خودتان جانشین انتخاب کنید. نکته ای که این جانشین دارد، این است که حتماً جانشین شما باید درخواست شما را از صندوق دریافتی خودش ملاحظه کرده و تأیید یا رد کند. فقط در صورتی که این درخواست جانشینی تأیید شود، وارد پروسه ی گردش کار مربوطه می شود؛ در غیر اینصورت وارد پروسه نمی شود. در صورتی که این موضوع ادامه پیدا کند، آن ساعت تردد یا آن روز، غیبت لحاظ خواهد شد؛ چرا که درخواست تأیید شده ای در ادامه نخواهد داشت. پس لزوم تأیید جانشینی در اینجا مشخص می شود.

  • مشاهده گردش کار درخواست ها:

نکته ی دیگری در امکانات درخواست مرخصی وجود دارد، این است که هر کاربری می تواند گردش کار درخواست های خودش را مشخصاً مشاهده نماید؛ می تواند ببیند که درخواست مورد نظر در چه مرحله ای است، تصمیمات قبلی گرفته شده چیست؟ اگر در حقیقت آن درخواست رد شده باشد، توضیحات رد شدنش را ببیند و در صورتی که مدیر آن نکات را مرقوم کرده باشد، ببیند که به چه علتی با درخواستش مخالفت شده است. به این ترتیب، مشاهده ی گردش کار درخواست هم یکی دیگر از امکانات این سامانه است.

  • اعمال محدودیت های مدیریتی به درخواست:

امکان دیگری که می شود مطرح کرد، امکان اعمال محدودیت های مدیریتی به درخواست است؛ یعنی اینکه شما بیایید برای درخواست خودتان (درخواست هایی را که قرار است پرسنل بدهند)، قوانینی را برایشان در نظر بگیرید؛ به طور مثال، اینکه در هر روز چند ساعت مرخصی ساعتی می توانند بروند؟ یا چند روز مرخصی روزانه می توانند بروند؟

این ها را شما می توانید مشخص کنید و قبل از اینکه درخواست پرسنل وارد تأیید و تصویب خود شود، این شرایط روی درخواست کنترل می شود و در صورتی که درخواست این شرایط در آن صدق می کرد، آن موقع است که درخواست وارد روند می شود و مدیران در موردش تصمیم می گیرند. اگر آن شرایط و محدودیت ها در درخواست صدق نکند، آن درخواست ارسال نمی شود و با پیغام خطا به کارکنانی که درخواست می دهند، اعلام می شود. به طور مثال، سقف این مرخصی شما تکمیل شده است؛

در این سامانه شما می توانید مشخص کنید که یک نفر برای چند روز بعد و چند روز قبل بتواند درخواست دهد و از همین طریق شما می توانید کارکنانتان را ملزم کنید که مرخصی هایشان باید حتماً چند روز قبل از زمان درخواست شده باشد؛

به طور مثال اگر در نرم افزار مشخص شده باشد که شما باید دو روز زودتر از روز مرخصی تان درخواست بدهید و فردی بخواهد برای فردا مرخصی بگیرد، این درخواست ثبت نمی شود؛ زیرا دو روز گذشته است و نرم افزار به فرد پیغام می دهد زمان اجرای درخواست شما گذشته و سقفش تکمیل شده است؛ بنابراین، اجازه­ی درخواست داده نمی شود. این نیز جزء امکانات دیگری است که نرم افزار جهان گستر در قرار می دهد.

به طور خلاصه، امکانات درخواست مرخصی در نرم افزار حضور و غیاب بیان شد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *