راهکار سازمان بزرگ

راهکار های ما برای سازمان های بزرگ

سازمان هایی با پرسنل بیش از ۱۰۰ نفر را می توان سازمانی بزرگ در نظر گرفت. در این گفتار به نیازهای کلی این سازمان ها و چگونگی برآوردن این نیازها از طریق سامانه حضور و غیاب جهان گستر می پردازیم.

نیازهای مشترک این سازمان ها به شرح زیر است:

  • ورود و خروج همزمان
  • جابجایی پرسنل
  • نگهبانی و شیفت های خاص
  • گردش اطلاعات زیاد
  • مرخصی و مأموریت های زیاد
  • قوانین خاص سازمانی
  • مراجعات زیاد به واحدهای اداری

در ادامه به بررسی چگونگی پاسخگویی به این نیازها می پردازیم.

۱- ورود و خروج همزمان پرسنل:

سازمان های بزرگ معمولا در آغاز و پایان هر شیفت کاری شاهد تشکیل صف ثبت ورود و خروج پرسنل می باشند. برای جلوگیری از این مسأله لازم است از دستگاه هایی با سرعت اسکن و تشخیص بالا استفاده نمود.

۲- جابجایی پرسنل:

در سازمان های بزرگ جابجایی پرسنل امری عادی و طبیعی است. برای بهبود عملکرد سازمان و عمدتاً بر مبنای نتایج ارزیابی عملکرد دوره ای در این سازمان ها، واحدهای عملکردی پرسنل تغییر یافته و از توانایی های افراد در محل های مورد نیاز بهره گیری می شود.

این امر مستلزم آن است که در نرم افزار حضور و غیاب قابلیت جابجایی فرد و پست سازمانی وجود داشته باشد تا به سادگی و بدون نیاز به اعمال تغییرات گسترده در نرم افزار انجام این تغییرات ممکن گردد.

همچنین لازم است که نرم افزار و دستگاه، قابلیت جابجایی اثر انگشت و یا فایل چهره افراد را داشته باشند تا برای جابجایی فرد، نیاز به تعریف مشخصه های هویتی فرد در دستگاه های جدید نباشد.

همچنین لازم است دستگاه های دارای حافظه مناسب برای جای دادن اثر انگشت و یا چهره افراد جدید باشند. همچنین نرم افزار باید توانایی حفظ سوابق جابجایی های پرسنل را داشته باشد.

۳- نگهبانی و شیفت های خاص:

در این سازمان ها شیفت های گردشی که عموما در واحدهای حراست و نگهبانی مورد استفاده قرار می گیرد و ویژگی های خاص این شیفت ها جزء چالش های عمده سامانه های حضور و غیاب است. این نیازها باید بوسیله ی نرم افزارهای حضور و غیاب پوشش داده شود. نرم افزار حضور غیاب باید توانایی محاسبه اضافه به چینش و محاسبه عملکرد در شیفت های ۴۸- ۲۴، ۲۴- ۱۲ و یا انواع ساعت کار های گردشی باشد.

۴- گردش اطلاعات زیاد:

طبعا در این سازمان ها اطلاعات بسیاری در گردش است، که همواره امور اداری و پرسنلی بخش زیادی از گردش اطلاعات را به خود اختصاص می دهند. فرآیندهای مربوط به تأیید و تصویب مرخصی، مأموریت احکام و ارزیابی عملکرد همراه، بخش زیادی از گردش اطلاعات را به خود اختصاص می دهند. این فرایند ها و بسیاری موارد دیگر نظیر رزرواسیون غذا و امور رفاهی را می توان از طریق نرم افزاری جامع که توانایی گردش اطلاعات را در فرآیندهای مجزا و مختلف داشته باشد، پشتیبانی نمود.

۵- مرخصی و مأموریت های زیاد

در این سازمان ها به واسطه تعداد زیاد پرسنل، همواره سازمان با درخواست های مرخصی و نیاز به اعزام افراد به مأموریت مواجه می شود و حجم این درخواست ها بعضاً بسیار زیاد می گردد، لذا لازم است نرم افزار حضور و غیاب علاوه بر توانایی ایجاد و به گردش درآوردن این درخواست ها، قابلیت کنترل شرایط خاص هر درخواست و ممانعت از ایجاد درخواست هایی که شرایط لازم برای بررسی را ندارند را داشته باشد. همچنین نیاز است تا دستگاه ها قادر باشند امکانات لازم جهت مشخص نمودن نوع تردد افراد را در اختیار ایشان قرار دهند.

۶- قوانین خاص سازمانی:

در سازمانی که دارای تعداد زیاد پرسنل و شیفت های خاص باشند همواره شرایطی وجود دارد که باعث می شود قوانین حضور و غیاب خاص آن سازمان، که پاسخگوی نیازهای خاص سازمان باشد، تدوین و مورد استفاده قرار گیرد. این قوانین لازم است در نرم افزار حضور و غیاب تعریف و در گزارشات مربوطه در نرم افزار عمل گردد. لذا نرم افزار حضور و غیاب باید قابلیت شخصی سازی بر مبنای نیازهای مشتریان را داشته باشد و بتواند، علاوه بر پوشش قوانین خاص، قابلیت ارتباط با سایر نرم افزارهای مورد استفاده در این سازمان ها را داشته باشد.

۷- مراجعات زیاد به واحدهای اداری

طبعاً واحدهای اداری در سازمان ها به واسطه شرح وظایف خود همواره با سایر پرسنل سازمان در تماس بوده، و در روز مراجعات متعددی به این واحدها انجام می پذیرد. همچنین پرسنل سؤالات متفاوتی در خصوص موضوعاتی نظیر چگونگی محاسبات حقوق و دستمزد، وضعیت مرخصی ها و وضعیت تردد های خود دارند. اما با استفاده از نرم افزاری که به هر یک از کارمندان امکان دسترسی به اطلاعات و گزارشات خود را بدهد و همچنین قابلیت تعریف دسترسی های لازم برای مدیران ارشد و میانی و پایین سازمانی را داشته باشد. طبیعتا مراجعات به واحدهای اداری تا اندازه ی بسیار زیادی کاهش می یابد و این واحدها می توانند زمان خود را به اهدافی سازنده تر در سازمان اختصاص دهند.

راهکارهای پیشنهادی:

دستگاه های حضور و غیاب

با توجه به نیازهایی که ممکن است برای سازمان های بزرگ وجود داشته باشد و نیاز به قابلیت هایی نظیر سرعت بالا در شناسایی و احراز هویت، قابلیت جابجایی اثر انگشت، چهره و مشخصات فردی و همچنین پشتیبانی از کارت و شیوه های احراز هویت ترکیبی دستگاه های RF800 و RF900 در سری دستگاه های تشخیص چهره و Raden در دستگاه های اثر انگشت برای سازمان های بزرگ پیشنهاد می گردد.

همچنین برای سازمانی بزرگ یا افراد بیش از هزار نفر دستگاه های کارتی پیشنهاد می گردد.

در خصوص نرم افزار نیز، با توجه به نیازهای پیچیده سازمان های بزرگ، نرم افزار حضور و غیاب تحت وب با قابلیت شخصی سازی برای سازمان های بزرگ پیشنهاد می گردد و همچنین استفاده از کنسول های زیر برای تسریع و تسهیل فرآیند ها در این سازمان ها پیشنهاد می گردد.

  • کنسول رزرو و غذا
  • کنسول تابلو اعلانات
  • کنسول ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه

استفاده از این نرم افزار ها، علاوه بر اینکه فرآیند های بسیاری در حوزه منابع انسانی را مورد پوشش قرار می دهد، نیازهای سازمان ها نظیر ارائه پنل فردی به هر پرسنل، ارائه گزارشات به پرسنل، توانایی ارسال و دریافت درخواست ها و طراحی انواع ساعات کاری پیچیده و پیشنهاد گردشی برآورده می گردد.

علاوه بر آن، اطلاع رسانی، ارزیابی عملکرد و رزرو وعده های غذایی نیز تحت مدیریت نرم افزار واحد قرار گرفته و این نیاز ها نیز در سازمان پاسخ داده می شود. همچنین با استفاده از قابلیت های نرم افزار تحت وب رادن، امکان مدیریت درخواست ها و تطبیق آن ها با شرایط مد نظر سازمان، قبل از ارسال درخواست به کنسول مدیران وجود داشته و در این خصوص نرم افزار تحت وب، امکانات بی نظیری را به مشتریان محترم ارائه می دهد.