داشبورد مدیریتی نرم افزار حضور و غیاب تحت وب رادن، صفحه­ آغازین نرم افزار است و به محض اینکه مدیران وارد نرم افزار شوند، بعد از لاگین وارد صفحه داشبورد مدیریتی خواهند شد. در داشبورد مدیریتی یک سری از گزارش های کلان سازمان به صورت نمودار هایی به مدیر نمایش داده می شوند. این نمودارها بسته به نوع و نیاز آن گزارش تعیین شده اند. به طور مثال نمودار مربوط به حاضرین و غایبین یک نمودار پای چارت است که در یک نگاه بتواند وضعیت حضور و غیاب کل سازمان را به مدیر انتقال دهد.

این وضعیت در نمودار پای چارت خیلی ساده مشخص شده است:

تعداد حاضرین، تعداد غایبین، تعداد کسانی که در مأموریت هستند و تعداد کسانی که در مرخصی هستند در یک نمودار خیلی ساده نمایش داده شده است.

نمودار های دیگر نیز هر کدام به سهم خود و با توجه به نوع نمودار، نمودار هایی که مقایسه ای هستند، نمودار هایی که لازم است چند مؤلفه را با هم مقایسه کنند مثل وضعیت مرخصی های استفاده شده و مرخصی گرفته شده، سقف اضافه کار و اضافه کاری که در هر واحد صرف شده است، با نمودار های عموماً ستونی یا میله ­ای نمایش داده می شوند و به این ترتیب می توانند در یک نگاه مدیر را از وضعیت کلی منابع انسانی در دیدگاه حضور و غیاب مطلع نمایند.

اهمیت نمودار ها و این گزارش ها و داشبورد مدیریتی در چند نکته است:

اولین نکته مربوط به سرعت انتقال اطلاعات است.

یک مدیر برای اینکه از وضعیتی آگاه شود، احتیاج دارد که گزارش های مربوط به آن را دریافت کند. این گزارش ها بعضاً می توانند گزارش های بسیار مفصل در تعداد صفحات زیاد شامل نمودار ها، جداول و نتیجه گیری های مفصل باشند که بتوانند دیدگاه مدیر را در آن مورد که گزارش داده شده، تکمیل نمایند و به او در امور تصمیم گیری یا هر چیزی که مدنظر دارد، کمک کنند. در گزارش های داشبورد و بی آی، مدیر احتیاجی ندارد که وقت زیادی را صرف کند بلکه با یک نگاه می تواند وضعیت منابع انسانی در بُعد حضور و غیاب را به صورت کامل دریافت نماید. به­طور مثال نمودار پای چارت که مربوط به حاضرین و غایبین است، در یک نگاه وضعیت را نشان می دهد. اگر مدیر جزئیات بیشتری بخواهد، می تواند روی هر قسمت از نمودار کلیک نموده و اطلاعات بیشتری را دریافت کند. نام حاضرین، غایبین و کسانی که در مرخصی یا مأموریت هستند را می تواند داشته باشد. سرعت انتقال اطلاعات بسیار بالاست. در نموداری که مربوط به گزارش های اضافه کاری است، مدیر در یک نگاه می تواند ببیند که نسبت به ماه های گذشته وضعیت اضافه کار به چه صورت بوده است، سقف اضافه کار چقدر بوده و چقدر از آن استفاده شده و در گزارش های دیگر نیز به همین ترتیب خواهد بود. به دلیل اینکه گزارش ها جنبه­ گرافیکی و نموداری دارند، اطلاعات را خیلی سریع به مدیر منتقل می کنند.

اهمیت دیگر این داشبورد به این است که در انتخاب گزارش ها طوری رفتار شده است که گزارش هایی نمایش داده شوند که تأثیرات مستقیم یا غیرمستقیم مالی داشته باشند. زیرا وضعیت مالی و درآمدها و هزینه ها همواره جزء دغدغه های اصلی مدیران هستند. در گزارش ها نیز، همین امر لحاظ شده است و گزارش هایی نمایش داده می شوند که به صورت مستقیم نمایانگر وضعیت نظم، انضباط و حضور یا عدم حضور پرسنل هستند که این گزارش به صورت مستقیم در بهره وری سازمان و بهره وری در وضعیت مالی، درآمد ها و هزینه ها تأثیرگذار است. این گزارش ها در گزارش های بی ­آی و در داشبورد نمایش داده می شوند تا مدیر بتواند از این گزارش ها در تصمیم گیری های خود استفاده نماید.

نکته­ دیگر که در این گزارش ها لحاظ شده است، قابلیت مقایسه­ گزارش ­هاست یعنی به طور مثال میزان اضافه کار در دپارتمان های مختلف را می توان با یکدیگر مقایسه نمود یا میزان اضافه کار، کسر کار، مرخصی و … را مدیر می تواند در ماه های مختلف مشاهده نماید و روند افزایش یا کاهش این موارد را بررسی نماید. به این ترتیب مدیر می تواند نسبت به وضعیت و روند حضور و غیاب و موارد دیگر سازمان خود مطلع شود و هزینه های ناشی از آن ها را پیش بینی نماید. به طور مثال زمانی که روند افزایش اضافه کار را مشاهده می نماید، می تواند به این نتیجه برسد که این اضافه کار به چه علتی بوده و هزینه های مربوط به آن چطور خواهد بود و درآمد ناشی از این کارکرد ها به چه صورت و در چه پروژه هایی بوده است. مدیر می تواند تمامی این موارد را مشاهده کرده و تصمیم گیری نماید، اینکه بعد از مشاهده چطور باید رفتار کند و سیاست کاهش را اتخاذ کند یا افزایش، مواردی هستند که به سادگی مدیر­ می تواند در مورد آن ها تصمیم گیری نماید. در نتیجه قابلیت مقایسه­ نکته­ مهمی است که در این گزارش ها دیده شده و در داشبورد به آن ها پرداخته می شود.

نکته­ دیگر مربوط به تفکیک پذیری گزارش ها می باشد. یعنی تا جایی که امکان داشته باشد گزارش ها نسبت به دپارتمان های مختلف، نسبت به بازه های زمانی مختلف تفکیک پذیر باشند. به طور مثال بتوان یک مؤلفه­­­ حضور و غیابی مهم را در دپارتمان های مختلف و یا در ماه های مختلف کنترل و بررسی نمود. مجموع این مؤلفه ها و آنچه که در داشبورد جمع آوری شده است به مدیر کمک می کنند تا بتواند نسبت به این موارد و تمام مواردی که از این ها تاثیر می پذیرند و یا آنچه که باعث ایجاد این وضعیت می شوند، آگاه شده و نسبت به آن ها عکس العمل مناسب را نشان دهد و تصمیمات لازم را در آن حوزه بگیرد. به طور مثال زمانی که مدیر جهشی در اضافه کار یا غیبت و یا در مرخصی سازمان خود مشاهده ­می کند، طبیعتاً به این فکر می کند که علت چه بوده و برای این علت باید چاره ای اندیشیده شود. البته این وضعیت الزاماً همیشه رو به کاهش نیست و می تواند در راستای افزایش یک سری از موارد دیگر نیز باشد. در هر صورت این نرم افزار دیدی جامع و بسیار مناسب به مدیر داده و به او کمک می کند تا بتواند تصمیماتی را که لازم است، اتخاذ نماید.