شما می توانید در منوی شیفت کاری، ساعات کاری را در تقویم کاری تعریف نمایید و آن ها را با یکدیگر ترکیب کنید و از ترکیب این دو، شیفت های کاری را تعریف نمایید.

تفاوت بین ساعت کاری و شیفت کاری:

ساعت کاری، به زمانی گفته می شود که شما در یک روز قرار است طی آن ساعت کاری در محل کارتان حضور داشته باشید؛

اما شیفت، مجموعه ای از ساعت های کاری است که برنامه ی حضور و غیاب شما را در یک بازه ی زمانی بیش از یک روز، تعیین کند.

پس شیفت به بازه ای از زمان که بیش از یک روز طول خواهد کشید، بر می گردد؛ ولی ساعت کاری تنها به میزان کارکرد شما در یک روز مشخص بر می گردد. پس اختلاف ساعت کاری و شیفت، به این ترتیب مشخص شد.

حال فرض کنید که سازمان ساعت های کاری متفاوتی دارد؛ ساعت روز کار، ساعت عصر کار، ساعت شب کار و یا ساعت های کاری پیچیده تر که تلفیقی از این ساعت ها می باشد. ساعت های کاری چند تکه و ساعت های کاری متفاوتی که در صنایع مختلف مورد استفاده قرار می گیرند. ترکیب این ساعت های کاری با تقویم، تبدیل به شیفت می شود؛ به این ترتیب که می توان مشخص نمود در روز اول تقویم، در روز دوم، روز سوم و به همین ترتیب در هفته اول، هفته دوم، ماه اول، ماه دوم و هرچه که مد نظر باشد، چه ساعت های کاری وجود داشته باشد و در آن روزهای خاص، کارکنان از چه ساعت کاری تبعیت نمایند. به مجموعه ی این تعداد روزهای مشخص و ساعت های کاری مشخص در هر روز، شیفت گفته می شود.

زمانی که شیفت را تعریف می کنید، می توانید این شیفت را از منوی انتساب به گروه ها، به افراد مختلف منتصب نمایید و به این ترتیب، محاسبات مربوط به اضافه کار، کسر کار و کارکرد کارکنان با توجه به این شیفت ها و ساعت های کاری مشخص در هر روز، محاسبه می شود. در حقیقت، پایه ی محاسبات، بر مبنای تعریف شیفت است؛ به طور مثال، اگر در یک روز تعطیل، ساعت کاری عادی را قرار دهید و در داخل شیفت، هرکس در آن روز تعطیل در محل کار حاضر باشد، ضرایب ساعت کار معمولی برای او در نظر گرفته می شود.

برای اینکه شما بتوانید تعطیل کاری را در شیفت داشته باشید، لازم است که ساعت کاری مناسب با تعطیل کاری را تعریف کرده باشید و آن ساعت کاری مناسب تعطیل کاری را در شیفت در روزهای تعطیل بگنجانید. به این ترتیب، می توانید شیفت را با دقت بالایی طراحی و از آن استفاده کنید.

در تعریف شیفت، بسیار مهم است که شما دقت کنید که شیفت مورد نظر در چه تقویمی قرار خواهد گرفت. اشتباهاً از تقویم سال های دیگر استفاده ننمایید.

همچنین یک نکته ی مهمی که در شیفت ها وجود دارد، این است که شما این امکان را دارید که در هر روز و در یک شیفت، بیش از یک ساعت کاری تعریف نمایید؛ به طور مثال، با استفاده از این امکان می توانید زمان صرف ناهار را در کارخانجات از زمان کاری، به طور کل خارج نمایید و با استفاده از ضرایبی که در تعریف ساعت های کاری استفاده نمودید، تعیین نمایید که ورود و خروج کارکنان بعد از زمان ناهار یا زمان استراحت با چه قوانینی روبرو گردد؛

بعد از تعریف شیفت، لازم است که آن شیفت را از منوی انتساب شیفت، به پست ها یا افراد منتصب نمایید. دقت داشته باشید که اگر شیفتی را به یک فرد انتساب دادید، آن فرد در هر حالتی که در نرم افزار قرار گیرد، آن شیفت را با خود به همراه خواهد داشت و اگر شیفتی را به یک پست انتساب دادید، هر فردی در آن پست قرار گیرد، محاسباتش بر مبنای آن شیفت انجام خواهد شد. آن تفاوت کلی که بین فرد و پست در انتساب ها وجود دارد، در شیفت نیز حاکم است و این اتفاق برای شیفت ها رخ خواهد داد.

دقت در تعریف ضرایب، در حقیقت به اندازه ی تخصیص ساعت های کاری به روزها در شیفت کاری، در انجام محاسبات مهم بوده و لازم است که به آن پرداخته شود.