منو نقش ها که از اطلاعات پایه در نرم افزار حضور و غیاب رادن است، این وظیفه را دارد که با استفاده از ویژگی های خود مشخص نماید که هر یک از کاربران چه سطح دسترسی ای به امکانات نرم افزار دارند. به طور کلی، می توانید با حداقل دسترسی ای که فکر می کنید هر شخص نیاز دارد، به صورت عمومی یک نقش ویژه ی کارمندان را تعریف نمایید؛ به طور مثال، هر شخص باید بتواند گزارش های خود را مشاهده نماید، آن ها را در بازه های زمانی مختلف دریافت نماید و به اطلاعات شخصی اش دسترسی داشته باشد. با استفاده از منوی نقش ها، می توانید چنین نقشی را تعریف نمایید و با استفاده از گزینه ی انتساب آن را به کارمندان منتسب نمایید.

نکات مهم در رابطه با منوی نقش ها در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب رادن :

نکته ی بسیار مهم در مورد نقش ها این است که تقریباً بیش از ۳۰۰ مورد امکان دسترسی متفاوت در نرم افزار وجود دارد. می توان هر کدام از این موارد را برای یک کاربر فعال یا برای دیگری غیرفعال نمود. توجه داشته باشید که تعداد نقش ها و الگو هایی که برای دسترسی تعریف می نمایید، نامحدود است؛ بنابراین، می توان برای هر فرد الگوی دسترسی و نقش خاص خود را تعریف نمود. اما معمولاً در حالت کلی توصیه می شود که یک نقش کلی به همه منتسب شود و به صورت جداگانه امکانات دیگری را که احتیاج است، برای افراد خاصی مثل مدیران، سرپرستان یا نقش های مختلف دیگر، تعریف و به آن پست ها منتسب شود.

درباره ی نقش ها نکته ی مهم دیگری وجود دارد؛ هر نقشی را که به یک دپارتمان منتسب کنید، به همه ی افراد زیر مجموعه ی دپارتمان، آن نقش منتسب می شود. بنابراین، اگر نقش عمومی کارمندان را به ریشه ی اصلی چارت منتسب نمایید، همه ی کارکنانی که در چارت تعریف شده اند، آن نقش را خواهند داشت. بعد از آن، می توان نقش های مکمل را تعریف و به پست هایی که مد نظر است، منتسب نمایید.

در مورد نقش ها دقت داشته باشید که کلیه ی امکانات نرم افزار مهیا است تا مشاهده، ویرایش، حذف، یا اضافه شوند. به این ترتیب، می توان حالت های مختلف نقش را ایجاد نمود. برخی از امکانات، مانند گزارش ها این امکان را دارند که بتوان دسترسی ای ایجاد نمایید که یک فرد علاوه بر خود، اجازه ی دسترسی به این امکان را برای زیر مجموعه ی خود نیز فراهم نماید؛ به عبارت دیگر، یک سرپرست بتواند برای افراد زیر مجموعه ی خود گزارش گیری، گزارش تردد و محاسبات مربوط به حضور و غیاب آن ها را مشاهده نماید. طبیعتاً می توان این امکان را در اختیار سرپرستان یا مدیران قرار داد. مسئول هریک از دپارتمان ها می تواند با استفاده از این امکان، دسترسی بیشتری نسبت به کارمندان آن دپارتمان داشته باشد. هم چنین، از طریق این امکان به عملکرد کارکنان در حوزه ی حضور و غیاب نظارت بیشتری داشته باشد.

انواع دسترسی ها در نرم افزار فراهم است؛ دسترسی های عمومی، دسترسی هایی که مربوط به ساعات کاری هستند. دسترسی شیفت ها، دستگاه تردد، انواع ضرایب، درخواست ها و همه امکانات متفاوت و متنوعی که در نرم افزار گنجانده شده است. از طریق منوی نقش ها، این امکان فراهم است که به یک پست انتساب داده یا از یک پست گرفته شوند. به این ترتیب، شما به کمک منوی نقش ها این امکان را دارید که به سادگی سطوح دسترسی را به تعداد نامحدود برای کارکنان تعریف و این سطوح دسترسی را به کارکنان منتسب نمایید. همانطورکه اشاره شد، اگر هر دسترسی ای را به یک دپارتمان منتسب نمایید، همه ی افراد زیر مجموعه ی آن دپارتمان، آن دسترسی را خواهند داشت؛ به عبارت دیگر، اگر بخواهید دسترسی خاصی برای تمام افراد یک دپارتمان یا گروه فراهم شود، به سادگی می توانید آن دسترسی را به دپارتمان منتسب نمایید تا همه ی افراد زیر مجموعه نیز طبیعتاً از آن دسترسی استفاده نمایند.

در نظر داشته باشید که اگر خصیصه ای را به جای پست به شخص منتسب نمایید، آن خصیصه فارغ از محل قرارگیری آن فرد در چارت (نمودار) و پست، هر جایی که آن شخص تعریف شده است، امکان استفاده دارد؛ بنابراین، دسترسی نیز از این قاعده مستثنا نیست و اگر دسترسی را به جای پست به شخص منتسب نمودید، آن شخص همواره تا زمانی که آن دسترسی ویرایش نشده است، امکان استفاده از آن دسترسی را در هر جایی از چارت که قرار بگیرد، خواهد داشت. نکته ای که باید در تعریف دسترسی ها به آن دقت شود، این است که جا به جایی کارکنان در چارت نیز ممکن است. این اتفاق در همه ی سازمان ها رخ می دهد؛ بنابراین، لازم است که در تعریف دسترسی به این موضوعات دقت بیشتری شود.