شاید بتوان گفت که «گزارش ها» مهم ترین بخش نرم افزار حضور و غیاب است.

در نرم افزار حضور و غیاب، هدف نهایی همه ی آن چه تا کنون انجام داده ایم، (تعریف ساعات کاری، تعریف کارکنان، تعریف شیفت، تعریف سطوح دسترسی و …) این است تا بتوان محاسبات مربوط به ورود و خروج کارکنان را انجام داد و آن ها را در غالب یک گزارش مناسب با فرمت مناسب و فیلد های مد نظر و در واقع، اطلاعاتی که مورد نیاز است، به دست آورد.

در منو گزارش ها، تقریباً تمام گزارش هایی که می تواند برای هر سازمانی لازم باشد، گنجانده شده است.

در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب رادن، به صورت پیش فرض ۱۸ یا در حقیقت، ۱۴ گزارش وجود دارد.

هنگامی که مشتریان از ماژول یا افزونه های جانبی ای مانند افزونه ی ثبت نام و بیمه ی تکمیلی، افزونه ی تغذیه، افزونه ی حراست، تصمیمات مدیریتی، یا هر افزونه ی دیگری که استفاده می کنند، گزارش های خاص آن افزونه نیز به گزارش ها افزوده می شود؛ اما در ماژول حضور و غیاب به صورت پیش فرض ۱۴ گزارش تعریف شده و این گزارش ها تقریباً همه ی آن چه در خصوص محاسبات حضور و غیاب احتیاج است، در اختیار قرار می دهد.

انواع گزارش ها:

  • اولین گزارش، گزارشی کلی است که در آینده مفصل به آن می پردازیم.
  • گزارش کارکرد روزانه، تأخیرها، تعجیل ها، (که درحقیقت، گزارش تعجیل در خروج است) غیبت ها، مأموریت ها، مرخصی  ها، اضافه کارها، ساعات کارکرد، کارکرد، ترددهای ناقص، حاضرین، و گزارش افراد به انضمام گزارش مانده ی مرخصی.

این گزارش ها پیش فرض نرم افزار هستند.

یک سری از آن ها گزارش های تفکیکی می باشند؛ مانند گزارش مرخصی ها، مأموریت ها که ضرایب مربوط به مرخصی و مأموریت را به دقت به شما گزارش می دهد و به صورت خاص گزارش های مربوط به موردی را که نیاز است، در اختیار قرار می دهد.

با این حال، یکی از مهم ترین ها در منو گزارش ها، گزارش کلی می باشد.

گزارش کلی این قابلیت را دارد که تمام موارد حضور و غیاب را در کنار هم به شما گزارش دهد. گزارش کلی به تفکیک هر روز ارائه می شود؛ یعنی برای هر فرد به تعداد روزهایی که گزارش تهیه می نماید، سطر ایجاد می شود و در هر سطر هر یک از موارد حضور و غیاب را که فرد مورد نظر، ورود و خروجش شامل آن موارد بوده، گزارش می دهد.

نکته ی مهم راجع به گزارش کلی این است که گزارش کلی می تواند در زمان های مختلف فرمت متفاوتی داشته باشد؛ این اتفاق به این دلیل است که هر ضریبی که در دوره ی مورد نظر گزارش استفاده می شود، در گزارش کلی قرار می گیرد، ولی اگر ضریبی در آن دوره ای که گزارش می گیرید، باشد که استفاده نشده، در گزارش کلی هم آن را نخواهید دید.

مثلاً اگر می خواهید ضریب مرخصی در مأموریت در بازه ی زمانی ای را که از آن استفاده می کنید، گزارش دهید و این ضریب حداقل برای یکی از کارکنان استفاده شده باشد، یک ستون خاصِ برای این ضریب در گزارش کلی ایجاد می شود و شما مقدار استفاده شده ی این ضریب را برای هر فردی که استفاده کرده، می توانید ببینید، اما اگر این ضریب در دوره هایی که شما دارید گزارش می  گیرید، استفاده نشده باشد، این ضریب دیگر به شما نمایش داده نخواهد شد.

نکته ی مهم درباره ی کلیّت گزارش ها، این است که می توانید گزارش ها را برای بازه های زمانی دل خواه بگیرید. برای این مورد هیچ محدودیتی وجود ندارد و می توانید برای هر بازه ی زمانی ای که نیاز دارید، گزارش هریک از این گزارش ها را بگیرید.

نکته ی دیگر اینکه شما گزارش را از پست ها می گیرید؛ یعنی پست هایی را که می خواهید گزارش حضور و غیابشان را داشته باشید، انتخاب می  کنید.

اگر یک دپارتمان را انتخاب کنید، منوِ گزارش ها به صورت پیش فرض گزارش تمام افراد زیر مجموعه ی آن دپارتمان را ایجاد و به شما ارائه می کند. در منوِ گزارش ها امکانی هم فراهم است که اگر شما بخواهید تعداد زیادی از کارکنان را در چند گزارش مجزا بگیرید، می توانید تعداد افرادی را که هر بار گزارششان ایجاد می شود، در منوِ گزارش ها و در قسمت گزارش کلی تنظیم کنید؛

مثلاً اگر مجموعه ای با ۱۴۰۰ کارمند هستید، می توانید عدد ۱ تا ۱۰۰ را تنظیم کنید تا هربار گزارش ۱۰۰ نفر از کارمندان ایجاد و به شما نمایش داده شود.

اگر وارد خود گزارش ها شوید، خواهید دید که هر گزارش قالب خاص خودش را دارد. نکته ی مهم درموردِ گزارش های نرم افزار رادن این است که تمام گزارش ها این قابلیت را دارند که در حالت های مختلف، خروجی بگیرید و یک فایل خروجی از این گزارش ها به دست بیاورید؛ خروجی هایی که نرم افزار به صورت پیش فرض در اختیار شما می گذارد شامل این  موارد می شود: خروجی های excel، text، word، PowerPoint، Jason، CSV، خروجی خاص SQL server  و خروجی های از این دست.

شما با استفاده از این خروجی ها عملاً می توانید فایل هایی را که مد نظرتان است، ایجاد کنید و در اختیار داشته باشید. ناگفته نماند که تمام گزارش های نرم افزار رادن این امکان را دارند که پرینت گرفته شوند.

هم چنین، این امکان را دارند که پشت سرهم و برای همه ی افراد، پرینت گرفته شود یا اینکه تعیین کنید اطلاعات هر فرد در صفحه ای مجزا پرینت گرفته شود. همه ی گزارش ها این امکان را دارند که نمای شان را با استفاده از گزینه ی تنظیمات مربوط به گزارش که در سمت چپ و بالای هر گزارش قرار دارد، تغییر دهید؛ مثلاً می توانید از این طریق در همه ی گزارش ها، ستون هایی را که مدنظرتان نیست، حذف و خروجی تهیه کنید.

درباره ی گزارش ها یک نکته ی خیلی مهم دیگر این است که این امکان را دارید که در گزارش کلی یک خروجی CSV با فرمت دل خواه خودتان ایجاد کنید.

این گزینه این امکان را در اختیار شما قرار می دهد که بتوانید سطرها و ستون ها را به دل خواه خودتان تغییر دهید. این گزینه  هم چنین، برای شما این امکان را فراهم می کند که قابلیت دیدار خیلی خوبی از گزارش ها داشته باشید.

می توانید به سادگی با استفاده از Drag and Drop محل ستون ها، جداکننده ی اطلاعات برمبنای فرمتی که دل خواهتان است، کاراکترهای پیش فرض برای هر ستون، فاصله ی جداکننده ها تا کاراکترها و چنین چیزهایی را تغییر دهید.

هم چنین، در این گزارش می توانید فرمتی از فایل CSV را برای خودتان ایجاد کنید که در نرم افزار مقصد، که قرار است از این فایل استفاده کند، به کار بیاید. درواقع، می شود چنین گفت که برای ایجاد این فایل محدودیتی وجود ندارد و می توانید این فایل CSV را با هر فرمت دل خواهی که دارید، توسط این گزینه ایجاد کنید.

درعین حال، می توانید این فرمتی را که یک بار ایجاد کرده اید، ذخیره کنید و هربار، برای هر بازه ای از زمان که دوباره به این گزارش احتیاج داشتید، از قسمت بارگذاری آن فایل و فرمت ذخیره شده را دوباره بازخوانی و گزارشی دیگر، کاملاً شبیه گزارش مدنظرتان، ایجاد کنید.

این نکته را هم باید در نظر گرفت که اگرچه شما در منوِ گزارش ها ۱۴ گزارش را به صورت پیش فرض دارید؛ ولی تفکیکی و تجمیعی بودن این گزارش ها ـ تقریباً ـ نیاز همه ی مشتریان را برآورده می کند.

با وجود این، شاید لازم به ذکر باشد که اگر مشتری گزارش خاص دیگری را مدنظر داشته باشد (گزارشی که به صورت پیش فرض وجود ندارد)، این امکان را دارد که ازطریقِ سفارشی سازیِ نرم افزار خودش گزارشی برمبنای نیازش را تعریف کند.

برای این کار به شرکت جهان گستر سفارش می دهد و شرکت مفتخر است که این سفارش ها را دریافت و گزارش های مدنظر مشتریان را با فرمت های خاص ایجاد می کند و در قالب نرم افزارهای شخصی سازی شده به مشتریان تحویل می دهد.

حالا که از نرم افزارهای شخصی سازی شده صحبت به میان آمد، نکته ای باید گفته شود؛ مشتریانی که از نرم افزارهای این چنینی استفاده می کنند، بعضاً می خواهند قوانین و مقررات خاص خودشان در نرم افزار اعمال شود.

هنگامی که این قوانین به صورت قوانین و سیاست ها یا به صورت قوانین ازپیش تعریف شده در نرم افزار ایجاد می شود، گزارش های مربوط به آن قوانین و سیاست ها هم برایشان ایجاد خواهد شد و در اختیار مشتریان قرار می گیرد و آن ها می توانند از این گزارش ها هم بنابه صلاح دید خودش استفاده کنند.