نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز جهان گستر که با نام IO control شناخته می شود کامل ترین نسخه ی نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز است این نرم افزار با تنظیمات پیشرفته و امکانات گسترده امروز توسط بسیاری از مشتریان محترم جهان گستر استفاده می شود و به خوبی پاسخگوی نیاز های این مشتریان محترم می باشد.

این نرم افزار با بیش از ۲۰ سال سابقه و با زبان برنامه نویسی دلفی طراحی شده است. این نرم افزار به صورت یک فایل exe و یک فایل اجرایی بوده که نیازی به راه اندازی یا نصب پیچیده ای ندارد و تنها پیش نیازی که دارد نسخه ای از برنامه sql server است که می تواند از نسخه ۲۰۰۰ به بالا با توجه به نسخه سیستم عامل ویندوزی که قرار است برنامه روی آن نصب شود، بهره ببرد؛

نرم افزار حضور وغیاب تحت ویندوز IO control نسخه های متفاوتی دارد و با توجه به قفل سخت افزاری که در کنار نرم افزار به سیستمی که درحال استفاده از آن است متصل می گردد، قابلیت های متفاوتی در نرم افزار را در اختیار مشتریان قرار می دهد. به طور مثال در نرم افزار پایه امکان تهیه خروجی تکست و اکسل از گزارشات وجود ندارد اما در سایر نسخه های این نرم افزار ایم امکان وجود دارد، سایر تفاوت ها نیز به تعداد پرسنل، تعداد ساعت های کاری و غیره مربوط می شود که در توضیح قسمت های مختلف نرم افزار به آن ها می پردازیم.

در کلیه نسخه های نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز جهان گستر تنها یک کاربر ادمین برای نرم افزار وجود دارد که این کاربر تمام دسترسی های نرم افزار را در اختیار داشته و می تواند کلیه تنظیمات لازم را اعمال نماید. درواقع تنها در نسخه نرم افزار جامع جهان گستر این قابلیت وجود دارد که بتوان کاربرهای دیگری برای سیستم تعریف کرد و دسترسی های متفاوتی به آن ها داد و آن ها بتوانند با نام کاربری خودشان به نرم افزار لاگین کنند و یا امکان مشاهده، ویرایش یا حذف و سایر امکانات را با نام کاربری خودشان مشاهده نمایند. بعد از واردکردن رمز، منوهای نرم افزار به نمایش در می آیند.

نرم افزار به طور کلی به چند بخش تقسیم می شود؛ قسمتی برای ورود اطلاعات اولیه سازمان است مانند اسم شرکت، گروه بندی، افراد، شیفت و غیره. قسمت دیگری از نرم افزار قسمت ارتباط با دستگاه های جهان گستر و ارسال بخشی از آن اطلاعات اولیه به دستگاه است.

قسمت بعدی قسمت ویرایش اطلاعات و پردازش اطلاعات است که پس از اینکه ترددها از دستگاه تخلیه می شود، این اطلاعات مربوط به نرم افزار به بانک اطلاعاتی منتقل می گردند و این اطلاعات را می توانیم ایجاد، ویرایش، حذف و یا هرگونه تغییری که می خواهیم روی آن ها اعمال کنیم و در انتها می توان قسمت گزارش گیری که قسمت مهم نرم افزار است و تهیه خروجی و کارکرد و مواردی که مورد نیاز هر مجموعه ای است در این نرم افزار به دست آورد.

اطلاعات پایه

در بخش اطلاعات پایه کاربران با زیر منو های شرکت ، گروه ها، شیفت هاو سرویس کار می کنند که در ادامه به آنها پرداخته می شود.

شرکت

در این بخش علاوه بر نام سازمانی که از نرم افزار بهره برداری می کند باید کد سازمان که توسط واحد استقرار شرکت به هر مشتری اختصاص می یابد در این بخش وارد شود.

گروه ها

در قسمت گروه ها در هر سازمان، دپارتمان هایی که در ساختار سازمانی تعریف شده اند و یا گروه های کاری که در هر مجموعه فعالیت دارند و لازم است برای آنها گزارش گیری بصورت مجزا انجام گیرد را می توان تعریف کرد. لازم به ذکر است در این بخش الزامی وجود ندارد که ساختاری سازمانی پیداسازی شود و گروه ها را می توان با توجه به نیاز مندی هایی که در هر سازمان وجود دارد و با توجه به شباهت شیفت ها و ساعات کاری تعریف نمود.

مطالعه بیشتر

دسترسی ها

بخش دسترسی ها دارای امکانات بسیار و جالب توجهی برای کاربران می باشد.

از جمله این امکانات می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • چنانجه در سازمانی چندین دستگاه حضور و غیاب وجود داشته باشد شما میتوانید مشخص کنید هر کارمند از روی کدام دستگاه تردد خود را ثبت کند.
  • در این بخش همچنین می توانید اپراتور های مختلفی را تعریف و به هر کدام از ایشان دسترسی خاصی برای کار با نرم افزار بدهید. در این بخش شما می توانید برای هر اپراتور مشخص کنید که به کدام گروه از پرسنل و به چه اشخاص خاصی دسترسی داشته باشند.
  • همچنین در این بخش می توان اطلاعات خودروی شخص را نیز ثبت کرد تا زمان ورود به سازمان اطلاعات آن چک گرد.
  • در قسمت دیگر این بخش از نرم افزار می توان اطلاعات مربوط به غذاهایی که در رستوران سرو می گردد را بصورت روزانه ثبت نموده تا پرسنل در صورت ورود به سازمان با زدن دکمه خاص روی دستگاه فیش غذای خود را نیز دریافت کنند.
مطالعه بیشتر

شیفت ها

در این قسمت از نرم افزار امکانات لازم برای تعریف ساعات کاری و شیفت ها و ویرایش شیفت های پرسنل در اختیار کاربران قرار گرفته است. زیر منو های موجود به شرح زیر است:
• تب تعریف ساعات کاری : در این قسمت امکانات لازم برای ایجاد ساعات کاری قرار گرفته است، باید توجه داشت که ساعات کاری تفاوت مهمی با شیفت دارد به این معنی که به ترکیب ساعات کاری در روزهای مختلف تقویم شیفت گفته می شود. در تب تعریف ساعات کاری کاربران می توانند ساعات مقرر ورود و خروج میزان فرجه و شناوری ( با توجه به نسخه نرم افزار) را تعیین نموده تا از ساعات کاری تعریف شده در تعریف شیفت ها استفاده نمود.
• تب ایجاد شیفت: همانطور که در قسمت بالا اشاره شد بعد از تعریف ساعات کاری در تب ساعت کاری می توان ساعات تعریف شده را با استفاده از امکانات تب ایجاد شیفت در تقویم گنجانده و شیفت های متعدد کاری تعریف نمود.

مطالعه بیشتر

تنظیمات

منوی بعدی که مورد بررسی قرار می دهیم منوی تنظیمات است در این بخش که طیعتا بعد از تکمیل اطلاعات پایه ساعات کارکرد و افراد، گروه ها و شیفت ها مورد استفاده قرار خواهد گرفت. این منو مختص انجام تنظیمات دستگاه و تنظیمات ارتباط با دستگاه است.

در این قسمت از نزم افزار با توجه به دستگاه انتخابی توسط کاربر امکانات متناسب با دستگاه انتخابی فعال گردیده و با توجه به قابلیت های سخت افزاری می توان از ااین امکانات استفاده نمود بطور مثال در صورتیکه از دستگاه های تشخیص چهره و یا رادن استفاده نمایید می توانید نسبت به انتقال آثار انگشت و چهره از یک دستگاه به سایر دستگاه ها اقدام نموده و یا اطلاعات مربوط به کارت های مورد استفاده پرسنل را به سایر دستگاه های مشابه انتقال داد. همچنین با توجه به نوع دستگاه با استفاده از قابلیت هایی که در نرم افزار پیش بینی شده است می توان کلید های عملیاتی روی دستگاه را فعال یا غیر فعال نمود.

بکاپ گیری خودکار

در این قسمت از نرم افزار امکان تنظیم زمانبندی بکاپ گیری خودکار برای کاربران فراهم شده است این قابلیت در واقع به بانک اطلاعاتی این امکان را می دهد تا در زمان هایی که تعیین می گردد اقدام به بکاپ گیری خودکار از اطلاعات نرم افزار نماید. در صورتیکه این تنظیمات انجام پذیرد بکاپ گیری فارغ از اینکه از نرم افزار استفاده می شود یا خیر انجام می گردد .

بهینه سازی اطلاعات

در این قسمت از نرم افزار امکان انجام تنظیمات مربوط به حذف فایل هایی که بصورت لاگ و یا نسخه های اطلاعات پشتیبان که زمان زیادی مورد استفاده نبوده و نسخه های جدیدتری از آنها موجود است مورد استفاده قرار می گیرد. این گزینه به پاک سازی اطلاعات اضافه و قدیمی کمک می نماید و موجب می شود حجم این اطلاعات زیاد نشده و عملکرد سامانه را تحت تأثیر قرار ندهد.

مدیریت سیستم

این قسمت مدیریت اطلاعات کاربر نرم افزار را بر عهده دارد و با استفاده از این منو می توان نام کاربری و رمز عبور کاربر را تغییر داد . طبیعتا بعد از تغییر اطلاعات کاربری ورود به نرم افزار تنها با ورود اطلاعات جدیدممکن خواهد بود.

پشتیبان گیری به صورت دستی

در این قسمت از نرم افزار قابلیت پشتیبان گیری بصورت دستی وجود دارد با اعمال پشتیبان گیری در این منو نرم افزار در محل قرار گیری ریشه اصلی نرم افزار ( source) یک پوشه جدید به نام backup ایجاد نموده و در فایل پشتیبان را بادرج تاریخ و ساعت در آن پوشه ذخیره می نماید. همانطور که قبلا اشاره شد امکان انجام تنظیمات به منظور پشتیبان گیری خودکار نیز در نرم افزار وجود دارد.

ماموریت و مرخصی روزانه

در بخش مرخصی و مأموریت امکاناتی قرار گرفته است ارتباط مستقیم با نتایج گزارشات سیستم دارد به این معنی که در صورت عدم تایید مرخصی ها و مأموریت ها از طریق امکانات این قسمت از برنامه عملا نتایج گزارشات دچار تغییرات جدی خواهد شد. همانطور که از نام اسن بخش بر می آید در این قسمت احکام مربوط به مأموریت ها و مرخصی های اشخاص توسط کاربر اصلی سیستم تایید یا رد می گردد و نتایج حاصل از تایید و یا درج غیبت بجای آیتم مرخصی یا مأموریت بصورت مستقیم در نتایج گزارشات تأثیر گذار است .

با ورود به این بخش مشخص می گردد که بعد از انتخاب هر فرد می توان بازه زمانی مورد نظر برای درج مأموریت و یا مرخصی را برای فرد انتخاب نموده و هر یک از گزینه های مرخصی و مأموریت را انتخاب کرده و در بازه زمانی انتخاب شده درج نمود. با تأیید این آیتم ها قوانین مرتبط با هر یک از آنها برای محاسبه زمان مشخص شده اعمال می گردد و نتایج در گزارشات نرم افزار قابل روئیت خواهد بود. لازم به ذکر است که روزهایی که فرد در آن ترددی ندارد می تواند یکی از حالات مرخصی، مأموریت، غیبت و یا تعطیل باشد و با توجه به هر یک از این حالات نرم افزار محاسبات خود را با استفاده از قوانین هر یک از این حالات انجام خواهد داد.

اصلاح ورود و خروج ها

در این قسمت از نرم افزار علاوه بر امکان مشاهده کلیه تردد های دریافت شده از دستگاه می توان عملیاتی نظیر ویرایش ، حذف و یا ایجاد تردد را انجام داد. باید توجه داشت که کلیه عملیاتی که در این بخش بر روی اطلاعات انجام گردد بصورت لاگ در نرم افزار ذخیره شده و در صورت نیاز می توان به این اطلاعات در آینده دسترسی داشت اگرچه که بعد از انجام عملیات ویرایش و یا افزودن یا حذف کردن این عملیات در تردد ها با نمایش داده ها قبلی با علائم مشخص نیز قابل رد یابی و روئیت خواهد بود.

ثبت گروهی ورود خروج ها

با استفاده از امکانات این بخش از نرم افزار امکان ویرایش گروهی تردد ها و ثبت گروهی مأموریت و مرخصی نیز وجود دارد. البته لازم به توجه است که در اعمال ویرایش و یا ثبت گروهی زمان تردد ها برای تمام گروه انتخابی یکسان خواهد بود و در صورت نیاز به ثبت ساعات تردد متفاوت برای افرا این کار باید بصورت تک تک انجامک پذیرد.

اصلاح ورود و خروج بر اساس نظر مدیر

از جمله امکانات دیگری که در نرم افزار قابل دسترسی است منوی ویرایش ورود و خروج بر مبنای نظر مدیر می باشد. به این ترتیب اگر با استفاده از این امکان مقداری برای اضافه کار ، مرخصی، مأموریت و یا هر آیتم دیگری ثبت گردد در گزارش نهایی این مقادیر در نظر گرفته خواهد شد . برای مثال در شاریطی که مدیر مجمنوعه می خواهد مقادیر مشخصی اضافه کاری به عنوان پاداش برای پرسنل در نظر بگیرد و یا غیبت های فردی را نادیده تلقی نماید می توان از این امکان استفاده نمود.

محاسبات مانده مرخصی ، انتقال و بازخرید مرخصی

اگر چه امکان محاسبه میزان مرخصی در ماه در تمام نسخه های نرم افزار وجود دارد، امکان محاسبه مانده مرخصی سالیانه تنها در نسخه جامع نرم افزار در دسترس می باشد، این قابلیت بیشتر برای سازمان های بزرگ که تعداد پرسنل آنها زیاد است اهمیت می یابد. برای استفاده از این امکان لازم است تا مشخص شود هر روز مرخصی چند ساعت محاسبه شود و سقف مرخصی در سال چه مقدار می باشد. همچنین این امکان وجود دارد که میزان سقف ماهانه مرخصی برای هر ماه بصورت جداگانه مشخص و قابل استفاده باشد. به این ترتیب نرم افزار به منظور محاسبه مانده مرخصی سالیانه میزان سقف ماهانه را به ازاء هر ماه با هم جمع نموده و میزان استفاده شده ( تایید شده) مرخصی را برای هر نفر در سال از سقف سالانه کم کرده و نتایج در گزارش مانده مرخصی نمایش می دهد.

در این بخش از نرم افزار امکانات لازم برای انتقال مانده مرخصی هر فرد به سال بعد در نظر گرفته شده است. همچنین میزان مرخصی قابل انتقال به سال بعد در این بخش قابل تعیین می باشد. و مقدار مرخصی که باید بازخرید شود نیز در این بخش مشخص می گردد.

دریافت اطلاعات از حافظه جانبی

امکانات این بخش از نرم افزار تنها برای مشتریانی قابل استفاده است که از دستگاه هایی که قابلیت اتصال به فلش مموری دارند استفاده می کنند. در این بخش، نوع اطلاعاتی که از حافظه جانبی فراخوانی باید شود مشخص شده مانند تردد ها و یا آیتم های دیگر تا با اتصال حافظه جانبی به کامپیوتر ، نرم افزار اطلاعات را از حافظه جانبی دریافت نموده و مانند اطلعاتی که از دستگاه دریافت کرده باشد بر مبنای آن محاسبات مربوط به حضور و غیاب را انجام می دهد. این امکان می تواند برای مشتریانی که ارتباط شبکه و یا مستقیم با محل دستگاه ندارند بسیار گره گشا باشد.

گزارشات

باید گفت عملکرد کل سامانه حضور و غیاب در گزارشات تبلور می یابد به این معنی که اگر نمام اجزاء سامانه به شیوه مطلوب کار کنند ولی سامانه فاقد گزارشات لازم باشد عملا نمی توان از سامانه استفاده کافی برد.
در قسمت گزارشات عمومی نرم افزار گزارشات کلی را به کاربران ارائه می نماید از جمله این گزارشات می توان به لیست افراد، کل ورود و خروج ها و مواردی اینچنینی اشاره کرد.
گزارشاتی که شاید اهمیت بیشتری داشته باشند را می توان در تب گزارشات کارمندی یافت اگر چه که با توجه به نسخه نرم افزار دسترسی به این گزارشات متفاوت می باشداما گزارشات کارکرد و کارکرد به تفکیک روز در تمام نسخه های نرم افزار در سترس کاربران می باشد. باید توجه داشت که این دو گزارش در حقیقت شامل کلیه آیتم های حضور و غیاب پرسنل در ماه می باشندو مقادیر مجموع تأخیر، غیبت ، تعجیل ،مأموریت مرخصی و اضافه کار را بصورت تجمیعی برای تمام پرسنل در اختیار می گذارند.

مطالعه بیشتر