به بخش اول که بخش ورود اطلاعات است، می پردازیم. منوی اطلاعات پایه شامل زیر منو های شرکت، گروه ها، شیفت ها و سرویس می باشد. در ادامه به بررسی کلیات این زیر منو ها می پردازیم.

در بخش اطلاعات پایه کاربران با زیر منو های شرکت ، گروه ها، شیفت هاو سرویس  کار می کنند که در ادامه به آنها پرداخته می شود.

شرکت

در این بخش علاوه بر نام سازمانی که از نرم افزار بهره برداری می کند باید کد سازمان که توسط واحد استقرار شرکت به هر مشتری اختصاص می یابد در این بخش وارد شود.

گروه ها

در قسمت گروه ها در هر سازمان، دپارتمان هایی که در ساختار سازمانی تعریف شده اند و یا گروه های کاری که در هر مجموعه فعالیت دارند و لازم است برای آنها گزارش گیری بصورت مجزا انجام گیرد را می توان تعریف کرد. لازم به ذکر است در این بخش الزامی وجود ندارد که ساختاری سازمانی پیداسازی شود و گروه ها را می توان با توجه به نیاز مندی هایی که در هر سازمان وجود دارد و با توجه به شباهت شیفت ها و ساعات کاری تعریف نمود. لازم به ذکر است در گزارش گیری از نرم افزار می توان از هر گروه بصورت مجزا گزارش گیری نمود لذا تعریف  گروه ها در نرم افزار باید با دقت بالا و بصورتی صورت گیرد که کاربری نرم افزار را تسهیل نماید.

گروه ها

افراد

بعد از ورود اطلاعات سازمان و گروه بندی نوبت به وارد کردن اطلاعات افراد می رسد، به این منظور لازم است اطلاعات اولیه شامل نام و نام خانوادگی ، شماره پرسنلی ، کد شناسایی ( کد شناسایی شماره ایست که فرد را به دستگاه حضور و غیاب می شناساند) با استفاده از این کد است که ترددهای اشخاص در دستگاه حضور و غیاب مشخص شده و درنهایت گزارش های هر فرد از دیگری تفکیک شده و قابل مشاهده می گردد. معمولاً پیشنهاد ما این است که این کد از ۱ تعریف شده و به ترتیب اضافه گردد. تفاوت کد شناسایی و کد پرسنلی در آن است که کد پرسنلی عددی است یکتا که در هر سازمان به کارمندان اختصاص پیدا می کند تا در سامانه های منابع انسانی و پرسنلی به آن شماره رجوع شود و می تواند کدینگ خاص هر سازمان را در خود نهفته داشته باشد و هر یک از اعداد آن در کدینگ سازمان معنا و مفهوم خاص خود را را دارا  باشد حال آنکه کد شناسایی تنها وظیفه دارد که فرد را به دستگاه حضور و غیاب  معرفی کند لذا لازم به یادآوری است که این کد می تواند با کد پرسنلی یکسان باشد ولی این مسأله الزامی نیست.

به منظور وارد نمودن اطلاعات تکمیلی در مورد پرسنل می توان از تب های جداگانه ایی که در نرم افزار قرار گرفته استفاده کرد، برای مثال در تب اطلاعات شخصی اطلاعات جزئی تر مانند شماره شناسنامه، تارخ تولد ، جنسیت، وضعیت تاهل و غیره را ثبت نمود . در تب اطلاعات استخدامی می توان نوع استخدام هر فرد را بر اساس گزینه های متنوع موجد مشخص نمود همچنین می توان محل خدمت افراد و پست سازمانی که فرد بر عهده دارد را د تب اطلاعات استخدامی ثبت و نگهداری کرد.

لازم به ذکر است که پر کردن این اطلاعات ممکن است بعداً در گزارش ها کاربرد داشته باشد ،چراکه این امکان وجود دارد که با توجه به این اطلاعات فیلتر هایی به منظور گزارش گیری طراحی و در گزارشات مورد استفاده قرارا گیرد. برای مثال می توان گزارشی بر اساس افرادی که جنسیت آن ها مرد است، شماره شناسنامه آن ها با ۳ شروع می شود، نوع استخدام آن ها رسمی بوده و یا مجرد هستند و غیره، تهیه شود. این امکانات می تواند برای ایجاد گزارشات تحلیل برای واحد خای اداری سازمان ها بسیار مفید باشد.

در صورت قطع همکاری با پرسنل می توان از  گزینه ترک کار را در نرم افزار استفاده نمود با فعال کردن این گزینه در مورد هر فرد، با اینکه اطلاعات مربوط به سوابق فرد در نرم افزار حفظ می گردد ولی در گزارشات دیگر در مورد این فرد محاسبه ایی صورت نگرفته و از لیست افراد گزارشات حذف می گردد و تنها در صورتیکه تنظیمات خاصی در نرم افزار لحاظ گردد امکان دسترسی به اطلاعات این دسته از افراد میسر می گردد.

شیفت ها و گروه ها

در تب شیفت ها و گروه ها می توان شیفت هر فرد را به ایشان انتساب داد و و در صورت لزوم گروهی که فرد به آن منتسب شده است را ویرایش نمود، همچنین این امکان فراهم است که گروه های تفصیلی و زیرگروه ایجاد نمود و افراد را به آنها منتسب کرد. برای مثال می توان در نظر گرفت که در این قسمت می توانی زیر گروه هایی به نام شهرستان ها ایجاد نمود و یا در ذیل یک گروه، گروه دیگری که زیر مجموعه گروه اصلی است ایجاد نمود برای مثال  می توان در ذیل گروه مالی و اداری  گروه هایی مانند حسابداری ، کارگزینی ، انبار و اداری را ایجاد نمود و افراد را به آنها منتسب نمود. همچنین در نظر داشته باشید که از این گروه ها و زیر گروه ها می توان در ایجاد فیلتر برای گزارشات استفاده نمود.

ضریب ها و محاسبات

در تب ضریب ها و محاسبات می تواند ضرایبی را  برای اعمال در ساعات کاری نظیر  ضرایب شب کاری، تعطیل کاری و اضافه کار را وارد نمود ، لازم به ذکر است در صورت اعمال تنظیمات مربوط به این ضرایب ، این ضرایب در گزارشات مربوطه اعمال و نمایش داده می شود. نکته مهمی که در این مورد باید توجه داشت این است که این ضرایب در ساعات کارکرد اعمال می شوند و بار ریالی ندارد.

ماموریت

در قسمت افراد تبی برای اعمال تنظیمات دلخواه مربوط به مأموریت ها وجود دارد ، در این قسمت این امکان مهیا گردیده که علاوه بر تعیین سقف برای مقدار مأموریت های ساعتی و روزانه ، می توان تنظیماتی نظیر تأیید خودکار مرخصی ها و ماموریت هایی که از طریق دستگاه ثبت شده اند به یاد داشته باشید که تایید خودکار تنها برای مرخصی ها و ماموریت هایی که با ثبت اثر انگشت و استفاده همزمان از کلید های عملیاتی مربوطه در دستگاه های تولیدی شرکت جهان گستر ثبت شده اند ممکن می باشد و یا محاسبه یا عدم محاسبه مأموریت در روز های تعطیل را انجام داد.

مرخصی

در این بخش کاربران می توانند حداکثر میزان استفاده از مرخصی را در طول روز ، ماه و سال تعیین کرد.

اضافه کار

در بخش اضافه کار می توان تنظیمات خاص اضافه کار را در نرم افزار اعمال نمود ، در این بخش می توان شروطی در نظر گرفت تا نرم افزار در صورت محقق شدن آن شروط محاسبات انجام پذیرد، برای مثال می توان تنظیاتی اعمال کرد ه اضافه کار قبل از شروع ساعت اداری محاسبه شود و یا محاسبه نشود این تنظیمات بری اضاه کار پایان وقت ادری و خارج از وقت نیز قابل اعمال است ( اضافه کار خارج از وقت اداری زمانی مصداق پیدا می کند که فرد از محل کار خود خارج شده و بعد از خروج به منظور انجام اضافه کار مجددا وارد سازمان گردیده است) همچنین می توان تنظیماتی اعمال نمود تا اضافه کار در ماموریت و مرخصی ( حتی مرخصی استعلاجی ) و نیز روزهای تعطیل محاسبه گردد.

همچنین این قابلیت وجود دارد که این تنظیمات تنها برای گروه های خاصی اعمال گردد و برای سایر گروه های کاری اعمال نگردد.

اضافه کار

تهاتر

این بخش به منظور تهاتر میزان معینی از کسر کار چه به صورت تأخییر در ورود و یا تعجیل در خروج  با اضافه کار ایجاد شده است به این ترتیب که میزان مشخص شده از کسر کار توسط کابر با میزان متناظری از اضافه کار تهاتر گردیده و به جای اعمال کسر کار از میزان اضافه کار فرد کسر می گردد.

همچنین در نرم افزار های جامع و پیشرفته امکان امکان اعمال سقف برای اضافه کار در روزهای مختلف وجود دارد و در صورتیکه میزان اضافه کار افراد از این سقف تعیین شده بگذرد محاسبات بصورت خودکار انجام نمی پذیرد و تنها با دسترس کاربر اصلی نرم افزار امکان اعمال این ساعات در محاسبات نرم افزار ممکن می شود.

غیبت

در بخش تنظیمات مربوط به غیبت در نرم افزار این امکان فراهم شده است که محاسبات بصورت روزانه و یا ساعتی انجام پذیرد و در گزارشات مربوطه زمان غیبت بصورت ساعت و یلا تلفیقی از ساعت و روز باشد

سایر

در این بخش تنظیمات مربوط به روز کار یا شب کار بودن افراد و یا نحوه برخورد با تردد های ناقص در نرم افزار قابل تنظیم می باشد  .همچنین سقف کارکرد افراد در طول ماه نیز در این بخش قابل تنظیم است.