اطلاعات پایه

به بخش اول که بخش ورود اطلاعات است، می پردازیم. منوی اطلاعات پایه شامل زیر منو های شرکت، گروه ها، شیفت ها و سرویس می باشد. در ادامه به بررسی کلیات این زیر منو ها می پردازیم.

  • شرکت

ما باید اطلاعات سازمان خودمان مانند اسم آن و کدی که توسط شرکت به آن سازمان داده می شود را در این قسمت تعریف کنیم.

  • گروه ها

با توجه به ساختاری که آن مجموعه دارد، گروه بندی ها باید در این قسمت تعریف گردد، مثلاً اگر دارای ساختار اداری مثل یک بخش فروش، بخش پشتیبانی، بخش مالی، مدیریت و غیره است یا ممکن است بخواهد بر اساس پیچیدگی و چیدمانی که در سطح استان و یا شهر خود دارند مثلاً تهران ساختمان ۱، اداری، تهران ساختمان ۲، اداری، می شود به این شکل گروه بندی را انجام داد یعنی دسته بندی پرسنل که کاربرد آن در چند قسمت نرم افزار مشاهده می شود؛

یکی در بخش انتصاب شیفت ها و اختصاص بعضی از قوانین به گروه ها و درنهایت مهم ترین قسمتی که کاربردی است، قسمت گزارش ها و فیلتر آن ها است که به راحتی می توانید انتخاب کنید که گزارش از چه گروه یا گروه هایی به شما داده شود. پس تعیین این گروه ها می تواند تعیین کننده خیلی از موارد و جزئیات باشد.

در قسمت های بعدی حتی مجموعه هایی که شیفت بندی های متفاوتی دارند مثلاً ممکن است که گروه نگهبانی داشته باشند که ۵ نفر، ۳ نفر، ۲ نفرن که به یک شیوه کار می کنند، نگهبان دیگر، نگهبان ۱، نگهبان ۲، نگهبان ۳، در هر کدام از این گروه ها آدم های مختلفی وجود دارد که قرار می گیرند یا ممکن است شیفت های پرستاری باشد که شیفت ۱، ۲، ۳، ۴، شیفت شب، صبح، عصر و هر شکلی که شیفت بندی هست می توانند گروه ها رو بر همان اساس تنظیم نمایند که درنهایت در زمان انتصاب شیفت نیز این گروه بندی ها می تواند کمک کننده و بسیار تأثیرگذار باشد.

  • افراد

بعد از اینکه ما اطلاعات سازمان را مثل نام سازان و کدی که شرکت داده بود، وارد کردیم و در ادامه گروه بندی ها را انجام دادیم، باید افراد را در این گروه ها قرار دهیم.

برای اینکه افراد را در هر گروهی قرار دهیم، هر شخص حداقل اطلاعاتی برای تعریف نیاز دارد مانند نام، نام خانوادگی، شماره پرسنلی و گروهی که در آن قرار می گیرد و کد شناسایی.

همانطور که مشاهده میکنید تمامی پارامترها کاملاً مشخص هستند، نام و نام خانوادگی که کاملاً مشخص است، گروه هم که قبلاً تعریف کردیم، شماره پرسنلی می تواند یک عدد باشد که همان کدی است که فرد یا آن مجموعه قرار است با آن در سیستم و سازمان شناسایی گردد.

درواقع ممکن است در سیستم حقوق دستمزد نیز از همین شماره پرسنلی استفاده شود اما کد شناسایی، کدی است که ارتباط بین دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار را برقرار می کند و تنها راه شناساندن افراد به دستگاه می باشد.

با استفاده از این کد است که ترددها به اشخاص در دستگاه حضور و غیاب مشخص شده و درنهایت گزارش ها و غیره قابل مشاهده است. معمولاً پیشنهاد ما این است که این کد از ۱ تعریف شده و به ترتیب اضافه گردد لازم به ذکر است این عدد حداکثر می تواند ۳۵۰۰۰ باشد.

اطلاعات کامل تری نیز قابل تعریف است مثلا تب های مختلفی در نرم افزار قرار دارد که در هر کدام از این تب ها اطلاعات جزئی تری می توان وارد نمود، به طور مثال در تب اطلاعات شخصی شما می توانید اطلاعات دیگری مثل شماره شناسنامه، تاریخ تولد، جنسیت، وضعیت تأهل و غیره را نیز ثبت کنید.

لازم به یادآوری است که پر کردن این اطلاعات ممکن است بعداً در گزارش ها کاربرد داشته باشد و بخواهند از فیلترهایی که ساخته می شود توسط نرم افزار، گزارشات جزئی تری تهیه نمایند مثلاً گزارشی بر اساس افرادی که جنسیت آن ها مرد است، شماره شناسنامه آن ها با ۳ شروع می شود، نوع استخدام آن ها رسمی بوده و وضعیت تأهل مجرد دارند و غیره، تهیه شود.

درواقع تکمیل این اطلاعات می تواند در استخراج گزارش هایی که با توجه به جزئیات اطلاعات پایه فیلتر شده اند به ما کمک می نماید.

برگه ایی به اسم اطلاعات استخدام در نرم افزار قرار دارد که در فیلتر کردن گزارشات می تواند به کاربر کمک کند.

همین طور در خصوص تعریف نوع استخدام افراد، پست و محل خدمت آن ها و سمتی که دارند، درصورتی که حتی شخصی از مجموعه حذف شود، در نرم افزار قابلیتی وجود دارد که می توان این فرد را به صورت فرد ترک کار کرده اعلام کرد و اطلاعات این شخص در سیستم محفوظ بماند اما به صورت نرمال در گزارش ها و سایر قسمت های نرم افزار نمایش داده نشود، مگر اینکه ما با استفاده از گزینه های خاصی بخواهیم گزارش افرادی را که ترک کار کرده اند را مشاهده کنیم و بخواهیم سوابق عملکرد این اشخاص را در سیستم حفظ کنیم.

شیفت ها و گروه ها

زیر منوی بعدی زیر منوی شیفت و گروه است که در این قسمت درصورتی که شیفت های کاری از قبل تعریف شده باشند می توانیم به هر شخص شیفت موردنظرش را اختصاص بدهیم، گروه این فرد را انتخاب و یا ویرایش کنیم و در صورت نیاز می توانیم زیرگروه و گروه تفصیلی را نیز در اینجا تعریف کنیم.

بابت همین است که در مجموعه های بزرگ تر می خواهند که به عنوان مثال بر اساس موقعیت مکانی شهرها و استان هایی که سازمان پخش شده است مثلاً تهران ساختمان اداری ۱، سپس زیرگروه به طور مثال اداری، زیرگروه مالی، زیرگروه خدمات و گروه تفصیلی هم که جزئی تر است از زیرگروه می تواند کوچک تر باشد، تعریف ها را انجام دهند.

 به هر حال این موارد برای هر مشتری که موردنیاز باشد قابل تعریف است. قسمتی داریم به اسم ضریب ها و محاسبات تبی و در همین قسمت افراد این تب بخشی از آیتم های در نرم افزار که حداقل هایی در نرم افزار پایه برای آن ها وجود دارد، به همین ترتیب نرم افزارها که استاندارد، پیشرفته و جامع می شوند، قابلیت های بیشتری نمایش داده می شود و با توجه به نیازهایی که وجود دارد. به طور مثال آیتمی مثل ضریب که در آن شما می توانید تعیین کنید که جمعه کاری، اضافه کار، مأموریت و مرخصی با چه ضریبی در گزارش ها نمایش داده شود.

این قابلیت ها معمولاً در مجموعه هایی که بزرگ تر هستند و پیچیدگی کار بیشتری دارند، قابل استفاده است؛ به همین دلیل هم مسلماً در نرم افزار پیشرفته و جامع که sql کار که مربوط به شرکت می شود و sql کار بزرگ تری دارد قابل مشاهده است.

یک تب مربوط به مأموریت داریم که در آن می توان سقف مأموریت ساعتی و روزانه را تعیین کرد و نیز اینکه آیا مأموریت ها و مرخصی هایی که از طریق دستگاه ثبت می گردد، نیاز به تأیید دارد یا خیر؟ اینکه مأموریت ها در روزهای تعطیل محاسبه شود یا نه؟

نکته مهمی که در اینجا به آن اشاره شد، مربوط به مأموریت و مرخصی هایی است که از طریق دکمه های روی دستگاها بوده و یا ممکن است مدلی باشد که دکمه نداشته و تاچ باشد.

درواقع اگر تردد مأموریت یا مرخصی از طریق دستگاه به نرم افزار ارسال گردد و بخواهیم در گزارش ها آن را محاسبه کنیم و مورد پردازش قرار دهیم، باید کاربر نرم افزار در قسمت خاصی این تردد مأموریت یا مرخصی را تأیید کند و این به نشانه این است که آن شخص برگه مأوریت یا مرخصی خود را به کاربر نرم افزار ارائه کرده و کاربر نرم افزار تردد این شخص را با برگه مقایسه کرده و در صورت تأیید، محاسبه این تردد صورت می گیرد. ما در این قسمت گزینه ای داریم که می توانیم با استفاده از آن تعیین کنیم که برای بعضی از اشخاص مثلاً اشخاصی که مدنظر داریم، این تیک را برای آن ها قرار داده که ما به آن ها اعتماد داریم و اگر مأموریت یا مرخصی برای ما ثبت می کنند یعنی اینکه به صورت پیش فرض تأیید شده است، مثلاً کارپردازها که تعداد مراجعات به بیرون زیادی دارند و دائما نیاز نیست که مأموریت آن ها چک شود زیرا از طرف خود شرکت ارسال می شوند؛ اما ممکن است سازمان کارشناسی داشته باشد که یک بار در طول روز ممکن است به بیرون برود. این شخص حتماً باید برگه خود را بیاورد و نیاز نیست این تیک برای او زده شود.

تبی برای مرخصی ها داریم. در مرخصی ها شما می توانید سقف مرخصی هایتان در طول روز، در طول ماه و در طول سال را مشخص کنید.

تب دیگری برای اضافه کار داریم که موضوع اضافه کار موضوع حساس تری است. می توان تعیین کرد که در طول روز تعطیل اضافه کار ثابت به پرسنل داد.

همچنین پارامترهایی وجود دارد که می توانیم تعیین کنیم برای چه و در چه شرایطی اضافه کار مورد محاسبه قرار گیرد، مثلاً صبح زودتر آمده و در ادامه شیفت باشند، شیفت تمام شده و افراد رفته اند و مجدداً برگشته اند، در روزهای تعطیل و در مأموریتی که پرسنل هستند آیا اضافه کار به آن ها تعلق بگیرد یا نه؟

در مرخصی های روزانه یا استعلاجی فرقی نمی کند و بدون این ها برای هر شخصی قابل تنظیم است که آیا در شرایط خاص به آن ها اضافه کار تعلق بگیرد یا نه؟

به طور مثال ممکن است همه مجموعه اضافه­کار صبح را ندارند و فقط یک شخص که می آید مثلاً مامور نظافت شرکت است و زودتر از بقیه وارد سازمان می شود؛

فقط این شخص اضافه کار صبح اول وقت کاری را داشته باشد و در چنین موقعیتی آیتم اضافه کار اول شیفت را برای همه اشخاص برمی داریم و تنها برای یک شخص این تیک باقی می ماند و برای این شخص محاسبه می شود.

آیتم های باز جبران حالت جبرانی نیز داریم، مثلاً تأخیر و تعجیل از اضافه کار کم گردد یعنی این افراد بتوانند تأخیر و تعجیل خودشان را جبران کنند.

البته گزینه ای نیز داریم که مربوط به تعیین سقف اضافه کار برای هر روز است که تنها در نرم افزار پیشرفته و جامع اون قابلیت تعریف دارد، به این شکل که خیلی ساده و راحت می توان تعیین کرد هر روز یک سقف کاملاً مشخص داشته باشد و در صورتی که افراد از این سقف بگذرند، دیگر محاسبه اضافه کارشان صورت نمی گیرد، مگر اینکه برگه مجوز را برای کاربر بیاورند و کاربر مربوطه برای آن روز خاص سقف را تغییر بدهد.

در مورد تب غیبت، غیبت ها در نرم افزار به صورت پیش فرض ساعتی محاسبه می شوند یعنی اگر یک شخص یک روز کامل حضور نداشته باشد به اندازه طول شیفت آن روز آن فرد غیبت محاسبه می شود، یعنی مثلاً ۸ ساعت اما اینجا قابلیتی داریم که می توانیم تعریف کنیم آن روزهایی که فرد به طور کامل نبوده است یک روز محاسبه شود و میزان ساعت آن محاسبه نشود. درنهایت گزارشی که داده می شود مثلاً اعلام می کند فرد دو سال، دو روز و مثلاً سه ساعت و بیست دقیقه غیبت داشته است درحالی که حتی این تیک را نداشتیم، غیبت روزانه را تبدیل به ساعت می کرد و به عنوان مثال اعلام می­کرد که ۱۸ ساعت غیبت دارند.

تبی داریم به اسم سایر که در تب سایر یک سری از تنظیمات کاربردی برای کاربر وجود دارد، مانند تعیین کردن روزکار یا شب کار بودن پرسنل، اینکه اگر کسی ترددی نداشت نرم افزار چه رفتاری با او انجام دهد، کل روزش را غیبت بزند یا خیر؟ نصف آن را کارکرد زده و نصف آن را غیبت بزند؟ شب کاری او از چه ساعتی محاسبه شود؟

اینکه اگر دستگاهی داشتند که می توانست کاربر روی آن تغییرات تردد خود رو انجام بدهد یا تغییری در ترددش انجام بدهد، نوع ترددش را توانست اصلاح کند، آیا این تغییرات روی سیستم لحاظ شوند یا نه؟ چقدر در طول روز در طول ماه می توانند کارکرد داشته باشند. این قابلیت می تواند سقف آن را تعیین کند و یک گزارش خاص گرفته و ببیند آیا بیشتر از آن سقف کار کرده یا نه؟ این تنظیماتی است که می توان گفت کاربردی است و بخشی از آن حتی روی دستگاه تأثیرگذار، در این قسمت قابل تعریف است.

بعد از تب اصلی، خلاصه اطلاعات شخصی، اطلاعات استخدامی شیفت و گروه ، تبی به اسم تب دسترسی ها داریم.