اطلاعات پایه

به بخش اول که بخش ورود اطلاعات است، می پردازیم. منوی اطلاعات پایه شامل زیر منو های شرکت، گروه ها، شیفت ها و سرویس می باشد. در ادامه به بررسی کلیات این زیر منو ها می پردازیم.

  • شرکت

ما باید اطلاعات سازمان خودمان مانند اسم آن و کدی که توسط شرکت به آن سازمان داده می شود را در این قسمت تعریف کنیم.

  • گروه ها

با توجه به ساختاری که آن مجموعه دارد، گروه بندی ها باید در این قسمت تعریف گردد، مثلاً اگر سازمان شما دارای ساختار اداری مثل بخش فروش، بخش پشتیبانی، بخش مالی، مدیریت است و یا اگر در سطح استان و یا شهر خود دارای ساختمانهای مختلف هستید مثلاً تهران ساختمان اداری، تهران ساختمان ۲ اداری، میتوان در نرم افزار گروه های مختلف اداری و دپارتمانی ایجاد کرد که قطعا این گروه بندی ها در تخصیص شیفت ها و محدودیت ها و گزارشات بسیار به مدیران کمک خواهد کرد

همانطور که گفته شد در بخش انتصاب شیفت ها و اختصاص بعضی از قوانین به گروه ها و درنهایت مهم ترین قسمتی که کاربردی است، قسمت گزارش ها و فیلتر آن ها ، به راحتی می توانید انتخاب کنید که گزارش از چه گروه یا گروه هایی به شما داده شود. پس تعیین این گروه ها می تواند تعیین کننده خیلی از موارد و جزئیات باشد.

یکی از مهمترین نکات گروه بندی در نرم افزار ، تخصیص راحت شیفت ها می باشد ، ممکن است در سازمان شما شیفت های مختلفی از جمله پرسنل عادی ، پرسنل شیفت شب ، پرسنل عصر کار ، نگهبانی و … وجود داشته باشد که می توانید به راحتی با یک بار تعریف هر شیف آن را به گروه مربطه اختصاص دهید.

اطلاعات پایه

  • افراد

بعد از اینکه ما اطلاعات سازمان را مثل نام سازان و کدی که شرکت داده بود، وارد کردیم و در ادامه گروه بندی ها را انجام دادیم، باید افراد را در این گروه ها قرار دهیم.

برای اینکه افراد را در هر گروهی قرار دهیم، هر شخص حداقل اطلاعاتی برای تعریف نیاز دارد مانند نام، نام خانوادگی، شماره پرسنلی و گروهی که در آن قرار می گیرد و کد شناسایی.

همانطور که مشاهده میکنید تمامی پارامترها کاملاً مشخص هستند، این اطلاعات شامل نام و نام خانوادگی فرد، گروهی که شخص در آن فعالیت دارد و همچنین شماره پرسنلی است . شماره پرسنلی همان عددی است که فرد در سازمان و بخش منابع انسانی و امور اداری با آن عدد شناسایی می گردد و حتی ممکن است کارت شناسایی با همان شماره داشته باشد.

درواقع ممکن است در سیستم حقوق دستمزد نیز از همین شماره پرسنلی استفاده شود اما کد شناسایی، کدی است که ارتباط بین دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار را برقرار می کند و تنها راه شناساندن افراد به دستگاه می باشد.

با استفاده از این کد است که ترددهای اشخاص در دستگاه حضور و غیاب مشخص شده و درنهایت گزارش ها قابل مشاهده است. معمولاً پیشنهاد ما این است که این کد از ۱ تعریف شده و به ترتیب اضافه گردد.

اطلاعات پایه

اطلاعات کامل تری نیز قابل تعریف است مثلا تب های مختلفی در نرم افزار قرار دارد که در هر کدام از این تب ها اطلاعات جزئی تری می توان وارد نمود، به طور مثال در تب اطلاعات شخصی شما می توانید اطلاعات دیگری مثل شماره شناسنامه، تاریخ تولد، جنسیت، وضعیت تأهل و غیره را نیز ثبت کنید.

لازم به یادآوری است که پر کردن این اطلاعات ممکن است بعداً در گزارش ها کاربرد داشته باشد و بخواهند از فیلترهایی که توسط نرم افزار ساخته می شود ، گزارشات جزئی تری تهیه نمایند مثلاً گزارشی بر اساس افرادی که جنسیت آن ها مرد است، شماره شناسنامه آن ها با ۳ شروع می شود، نوع استخدام آن ها رسمی بوده و یا مجرد هستند و غیره، تهیه شود.

درواقع تکمیل این اطلاعات می تواند در استخراج گزارش هایی که با توجه به جزئیات اطلاعات پایه فیلتر شده اند به ما کمک می نماید.

برگه ایی به اسم اطلاعات استخدام در نرم افزار قرار دارد که در فیلتر کردن گزارشات می تواند به کاربر کمک کند.این موضوع در خصوص تعریف نوع استخدام افراد، پست و محل خدمت آن ها و سمتی که نیز وجود دارد.

 درصورتی که حتی شخصی از مجموعه حذف شود، در نرم افزار قابلیتی وجود دارد که می توان این فرد را به صورت فرد ترک کار کرده اعلام کرد و اطلاعات این شخص در سیستم محفوظ بماند اما به صورت نرمال در گزارش ها و سایر قسمت های نرم افزار نمایش داده نشود، مگر اینکه ما با استفاده از گزینه های خاصی بخواهیم گزارش افرادی را که ترک کار کرده اند را مشاهده کنیم و بخواهیم سوابق عملکرد این اشخاص را در سیستم حفظ کنیم.

شیفت ها و گروه ها

زیر منوی بعدی زیر منوی شیفت و گروه است که در این قسمت درصورتی که شیفت های کاری از قبل تعریف شده باشند می توانیم به هر شخص شیفت موردنظرش را اختصاص بدهیم، گروه این فرد را انتخاب و یا ویرایش کنیم و در صورت نیاز می توانیم زیرگروه و گروه تفصیلی را نیز در اینجا تعریف کنیم.

با امکانات گروه و زیر گروه ، در مجموعه های بزرگ تر می توانند به عنوان مثال بر اساس موقعیت مکانی شهرها و استان هایی که سازمان پخش شده است مثلاً تهران ساختمان اداری ۱، سپس زیرگروه به طور مثال اداری، زیرگروه مالیویا زیرگروه خدمات و یک از گروههای تفصیلی تعریف شده انواع گزاشات را تهیه نمایند.

به هر حال این موارد برای هر مشتری که موردنیاز باشد قابل تعریف است.

ضریب ها و محاسبات

در این بخش از نرم افزار معمولا انواع ضرایت قابل تاثر در گزارشات وارد می گردد. به طور مثال با تعیین تنظیمات ضریب می توانید تعیین کنید که جمعه کاری، اضافه کار، مأموریت و مرخصی با چه ضریبی در گزارش ها محاسبه گردد.

این قابلیت ها معمولاً در مجموعه هایی که بزرگ تر هستند و پیچیدگی کار بیشتری دارند، قابل استفاده است

ماموریت

در تنظیمات یک بخش مربوط به مأموریت داریم که در آن می توان سقف مأموریت ساعتی و روزانه را تعیین کرد و نیز اینکه آیا مأموریت ها و مرخصی هایی که از طریق دستگاه ثبت می گردد، نیاز به تأیید دارد یا خیر؟ اینکه مأموریت ها در روزهای تعطیل محاسبه شود یا نه؟

نکته مهمی که در اینجا به آن باید اشاره گرد این است که این تنطیمات مربوط به مأموریت و مرخصی هایی است که از طریق دکمه های روی دستگاها وارد شده است

درواقع اگر تردد مأموریت یا مرخصی از طریق دستگاه به نرم افزار ارسال گردد و بخواهیم در گزارش ها آن را محاسبه کنیم و مورد پردازش قرار دهیم، باید کاربر نرم افزار در قسمت خاصی این تردد مأموریت یا مرخصی را تأیید کند و این به نشانه این است که آن شخص برگه ماموریت یا مرخصی خود را به کاربر نرم افزار ارائه کرده و کاربر نرم افزار تردد این شخص را با برگه مقایسه کرده و در صورت تأیید، محاسبه این تردد صورت می گیرد. ما در بخش ماموریت گزینه ای داریم که در صورتی که برای شخصی فعال گرد، مأموریت یا مرخصی ایشان بطور اتوماتیک تایید می گردد و نیازی به تایید اپراتور نیست مثلاً کارپردازها که تعداد مراجعات به بیرون زیادی دارند و دائما نیاز نیست که مأموریت آن ها چک شود زیرا از طرف خود شرکت اعزام می پردند؛ اما ممکن است سازمان کارشناسی داشته باشد که یک بار در طول روز ممکن است به بیرون برود. این شخص حتماً باید برگه خود را بیاورد و نیاز نیست این امکان برای او فعال گردد.

مرخصی

در بخش مرخصی ها شما می توانید سقف مرخصی هایتان در طول روز، در طول ماه و در طول سال را مشخص کنید.

اضافه کار

دراین بخش می توان موارد مهمی برای محاسبات اضافه کار تعیین کرد

بعنوان مثال می توان تعیین کرد که در طول روز تعطیل اضافه کار ثابت به پرسنل داد.

همچنین پارامترهایی وجود دارد که می توانیم تعیین کنیم برای چه و در چه شرایطی اضافه کار مورد محاسبه قرار گیرد، مثلاً اگر صبح زودتر از ساعت کاری کار خود را شروع گردند اضافه کار محاسبه گردد ؟ و یا اینکه اگر ساعت کاری فرد تمام شد و سازمان را ترک کردند و مجدداً به سر کار برگشته اند اضافه کاری محاسبه گردد ؟، و یا اینکه در روزهای تعطیل و در مأموریت آیا اضافه کار به آن ها تعلق بگیرد یا خیر؟

در مرخصی های روزانه یا استعلاجی آیا در شرایط خاص به آن ها اضافه کار تعلق بگیرد یا نه؟

به طور مثال ممکن است یک سازکان اضافه­کار اول وقت را نداشته باشد و فقط برای کارمند بخش خدمات گه مامور نظافت شرکت است و زودتر از بقیه وارد سازمان می شود اضافه کار لحاظ کند؛

اطلاعات پایه

تهاتر

این بخش برای جبران کوتاهیشان تعبیه شده است، مثلاً تأخیر و تعجیل از اضافه کار کم گردد یعنی این افراد بتوانند تأخیر و تعجیل خودشان را جبران کنند.

البته گزینه ای نیز داریم که مربوط به تعیین سقف اضافه کار برای هر روز است که تنها در نرم افزار پیشرفته و جامع اون قابلیت تعریف دارد، به این شکل که خیلی ساده و راحت می توان تعیین کرد هر روز یک سقف کاملاً مشخص داشته باشد و در صورتی که افراد از این سقف بگذرند، دیگر محاسبه اضافه کارشان صورت نمی گیرد، مگر اینکه برگه مجوز را برای کاربر بیاورند و کاربر مربوطه برای آن روز خاص سقف را تغییر بدهد.

غیبت

در مورد بخش غیبت، غیبت ها در نرم افزار به صورت پیش فرض ساعتی محاسبه می شوند یعنی اگر یک شخص یک روز کامل حضور نداشته باشد به اندازه طول شیفت آن روز آن فرد غیبت محاسبه می شود، اما اینجا قابلیتی داریم که می توانیم تعریف کنیم آن روزهایی که فرد به طور کامل نبوده است یک روز محاسبه شود و میزان ساعت آن محاسبه نشود. درنهایت گزارشی که داده می شود مثلاً اعلام می کند فرد دو روز و مثلاً سه ساعت و بیست دقیقه غیبت داشته است درحالی که حتی این تیک را نداشتیم، غیبت روزانه را تبدیل به ساعت می کرد و به عنوان مثال اعلام می­کرد که ۱۸ ساعت غیبت دارند.

سایر

دراین بخش یک سری از تنظیمات کاربردی برای کاربر وجود دارد، مانند تعیین کردن روزکار یا شب کار بودن پرسنل، اینکه اگر کسی ترددی نداشت نرم افزار چه برخوردی با تردد ناقص انجام دهد، کل روزش را غیبت بزند یا خیر؟ نصف آن را کارکرد زده و نصف آن را غیبت بزند؟ شب کاری او از چه ساعتی محاسبه شود؟

اینکه فرد چقدر در طول روز یا در طول ماه می توانند کارکرد داشته باشند.