در این قسمت از نرم افزار امکانات لازم برای تعریف ساعات کاری و شیفت ها و ویرایش شیفت های پرسنل در اختیار کاربران قرار گرفته است. زیر منو های موجود به شرح زیر است:

  • تب تعریف ساعات کاری : در این قسمت امکانات لازم برای ایجاد ساعات کاری قرار گرفته است، باید توجه داشت که ساعات کاری تفاوت مهمی با شیفت دارد به این معنی که به ترکیب ساعات کاری در روزهای مختلف تقویم شیفت گفته می شود. در تب تعریف ساعات کاری کاربران می توانند ساعات مقرر ورود و خروج میزان فرجه و شناوری ( با توجه به نسخه نرم افزار)  را تعیین نموده تا از ساعات کاری تعریف شده در تعریف شیفت ها استفاده نمود.
  • تب ایجاد شیفت: همانطور که در قسمت بالا اشاره شد بعد از تعریف ساعات کاری در تب ساعت کاری می توان ساعات تعریف شده را با استفاده از امکانات تب ایجاد شیفت در تقویم گنجانده و شیفت های متعدد کاری تعریف نمود.
  • تب انتساب شیفت: در این قسمت قابلیت لازم برای انتساب شیفت های تعریف شده به پرسنل و گروه های کاری وجود دارد. توجه به این نکته لازم است که می توان شیفت را به ترکیبی از گروه های کاری و افراد منتسب نمود.
  • تب ایجاد تقویم: در این قسمت از نرم افزار قابلیت ایجاد تقویم سالیانه د اختیار کاربران قرار گرفته است و به سادگی با انتخاب سال و روز تعطیل هفتگی تقویم سالیانه ساخته می شود، لازم به ذکر است سایر تعطیلات رسمی، شمسی و قمری را به سادگی و با کلیک بر روی روزها به تقویم اضافه نمود و در نهایت با ذخیره تقویم ساخته شده در آدرسی دلخواه در رایانه ، از تقویم ساخته شده در انتقال شیفت ها به سال بعد استفاده نمود.

در ادامه بصورت مختصر به شیوه تعریف ساعات کاری و شیفت در نرم افزار پرداخته می شود:

تعریف ساعات کاری:

باید توجه داشت که ساعت کاری تعطیل که به منظور استفاده در روزهای تعطیل به صورت پیش فرض در نرم افزار قرارداده شده است  قابل ویرایش نمی باشد.

در مورد ساعات کاری برای روز های غیر تعطیل پارامترهای اصلی شامل زمان ورود و زمان خروج  نام ساعت کاری و علامت اختصاری  بصورت اجباری باید تعریف شود. علامت اختصاری که شامل یک حرف  انگلیسی یا فارسی و یا یکی از علائم می باشد و ساعت کاری در نرم افزار با این علامت اختصاری نمایش داده می شود.

در این قسمت از نرم افزار علاوه بر تعریف پارامتر های اولیه می توان زمان شناوری و یا ساعات کاری دو تکه را زمان آغاز محاسبه اضافه کار را تنظیم نمود ( با توجه به نسخه و امکانات نرم افزار ) همچنین می توان تنظیمات مربوط به شمول غذا برای ساعت کار را نیز انجام داد.

در خصوص ساعات کاری دوتکه لازم به ذکر است که باید دو ساعت با عناوین ورود اول و ورود دوم و خروج اول و خروج دوم تعریف نمود به این ترتیب می توان فاصله بین دو قسمت ساعت ار ا تعریف نمودو برای هر قسمت می توان فرجه و …. بصورت جداگانه تعریف کرد.

همچنین می توان با استفاده از امکانات نرم افزار ساعات کاری،  شب کار  و شیفت هایی که در یک روز آغاز و در روز بعد به پایان می رسند را تعریف نمود. از جمله این نوع ساعات کاری می توان به ساعت کاری نگهبانی که ۲۴ ساعت در محل کار حضور دارند و یا ساعات کار پرستاری نام برد.

بعد از تکمیل اطلاعات مربوط به ساعات کاری نوبت به چیدمان ساعات کاری در تقویم و ایجاد شیفت کاری می رسد. در این مرحله لازم است تا به هر روز در تقویم کاری یک نوع از ساعت کار را تخصیص داد و با تکیل چیدمان  ساعات کاری شیفت های کاری شکل می گیرد.

با توجه به عملکرد قسمت شیفت ها در صورتیکه  با چیدمان یک هفته از شیفت، نرم افزار بصورت خودکار چیدمان هفته را برای تمام سال تکرار می کند، در عین حال این امکان وجود دارد که به هر روز بصورت دلخواه ساعت کاری جداگانه ایی اختصاص داد . در نرم افزار امکان انواع شیفت های گردشی با دوره های تناوب دلخواه جود دارد.

برای مثال می توان شیفت های نگهبانی بصورت یک هفته صبح کا، یک هفته عصر کار و یک هفته شب کار ایجاد کرد.

شیفت ویژه ماه مبارک رمضان

در نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز به منظور تعریف شیفت ماه مبارک رمضان کافیست تا ساعت کار خاص این ماه را تعریف نموده و با انمتخاب روز های ماه مبارک در تقویم ساعت کاری تعریف شده را به روزهای مشخض شده انتساب داد.

ویرایش شیفت ها:

به منظور ویرایش شیفت ها در نرم افزار کافیست از منوی اصلاح شیفت  بازه زمانی مورد نظر را انتخاب و نسبت به ویرایش شیفت اقدام نماییم.