شیفت ها

در منوی اطلاعات پایه شیفت ها این قابلیت وجود دارد که ما ساعت های کاری را که پرسنل باید بر طبق آن عملکردشان را در سازمان ثبت کنند، ثبت نماییم.

چندین تب وجود دارد؛

  • تب تعریف ساعت های کاری که در این قسمت ساعت های کاری مجموعه ثبت می شود.
  • بعد از آن، تب ایجاد یا حذف شیفت کاری است که ساعت های کاری آن، طبق یک الگو یا چیدمان شکل می گیرد.
  • سپس تب انتساب را داریم که الگوی چیده شده به افراد انتساب داده می شود و درنهایت آن شیفت ها در تب افراد قابل مشاهده هستند.
  • برای شروع کار تبی داریم به اسم ایجاد تقویم سالیانه که در این قسمت کافی است تقویم سال جاری خودمان را انتخاب کنیم.

با استفاده از دکمه هایی که گذاشته شده است می توانیم تعطیلات پیش فرض را مشخص کنیم.

مثلاً جمعه ها به صورت پیش فرض تعطیل شوند یا پنجشنبه ها و یا سه شنبه ها؛ کافی است که کلیک انجام شود و کل آن روزی که انتخاب کردیم شنبه تا جمعه آن روز به طور کامل در طول سال تعطیل می شود و مابقی تعطیلات بر اساس یک تقویم رومیزی یا یک تقویم رسمی باید با کلیک کردن روی تقویم استفاده شود و تعطیلات روی تقویم اعمال شود.

درنهایت این تقویم به صورت یک الگو ذخیره می شود که در مراحل بعدی از آن استفاده می کنیم.

باز برمی گردیم تب اول و تعریف ساعت های کاری.

در این تب ساعت کاری تعطیل داریم که به صورت پیش فرض در نرم افزار وجود دارد، نه قابل حذف است و نه قابل ویرایش. سایر ساعت های کاری باید در نرم افزار ایجاد شود.

ساعت های کاری هر کدام پارامترهای مختلفی دارند مثل زمان ورود، زمان خروج، فرجه ای که برای ورود و خروج می توانیم در نظر بگیریم.

هر ساعت کاری علاوه بر همه این ها یک کد اختصاری دارد که در تقویم عملاً یا در گزارش ها بر اساس آن کد شناسایی می شود که آن روز شامل چه ساعت کاری قرار است محاسباتش انجام شود.

زمان شروع محاسبه اضافه کار بعد از پایان ساعت کاری، قبل از ساعت کاری، اینکه شیفت شناور باشد نه شامل ساعت کاری، غذا باشد یا نه، اینکه بتوانیم ساعت ها را گرد کنیم و شامل نوبت کاری بشود یا خیر؟

اگر ساعت کاری دوتکه ای داشته باشیم مثل مغازه ها که صبح تا ظهر بیایند و عصر دوباره تا شب، یک گپ بین ساعت اول و دوم آن وجود دارد. آن ها اینجا تعریف می شوند.

برای ساعت های نگهبانی هم به همین شکل نگهبان های ۲۴ ساعته، کسانی که شیفتشان از ساعت ۱۲ شب رد می شود، در اینجا گزینه ای داریم که نوشته شده شیفت تا روز بعد ادامه می یابد و با استفاده از آن می شود تعیین کرد که این ساعت کاری ها به چه شکلی در اینجا تعریف شود.

بعد از تعریف ساعت کاری، ما در قسمت ایجاد الگو تعیین می کنیم که چیدمان این ساعت های کاری ساخته شده به چه شیوه ای انجام می شود.

مسلماً برای هر شیفتی ممکن است روش چیدمان متفاوت باشد و با توجه به تعریفی که از آن شیفت صورت می گیرد، این چیدمان انجام می شود.

برای مثال یک شیف را به صورت دستی تعریف کنیم، یک نام و یک کد می دهیم. مسلماً که بعداً قابل استفاده می شود.

بعد از آن ساعت های کاری در تقویم سالیانه ای که وجود دارد توسط نرم افزار نمایش داده می شود.

ابتدا در صورت نیاز تقویمی را که پیش تر ساخته بودیم در اینجا می توانیم لودش کرده و از آن استفاده نماییم.

تعطیلات رسمی و جمعه ها یا روزهایی که به صورت پیش فرض در نرم افزار تعطیل کردیم، بعد از آن با کلیک کردن هر ساعت کاری چیدمان خودمان را داخل نرم افزار مشخص می کنیم، به طور مثال برای چیدمان یک شیفت اداری از شنبه تا چهارشنبه که با ساعت کاری مشخص کار می کنند، در ازای هر روز یه ساعت کاری قرار می دهیم و پنجشنبه و جمعه آن را تعطیل می کنیم

یا مثلاً برای نگهبان ها که بیست و چهار ، بیست و چهار کار می کنند به شیوه دیگری.

به هرحال شیفت های گردشی که مثلاً یک هفته صبح یک هفته عصر یا یک هفته شب کار می کنند باز به شیوه دیگری انواع شیفت ها را با توجه به چیدمان می توان تعریف نمود و در صورت نیاز می توان حتی یک روز خاص را اصلاح کرد و یا محدوده ماه رمضان را در آن مشخص کرد، شب های خاص مثل شب های قدر مثلاً شب عید ممکن است ساعت کاری متفاوتی داشته باشد.

تمامی این موارد را می توان به طور کامل در این نرم افزار تعریف نمود و درنهایت می توانیم در قسمت انتساب، الگوی ذخیره شده را به افراد به شیفت انتساب آن ها اختصاص دهیم.

به چه شکل الگوی ذخیره شده انتخاب می شود، یک تاریخ داریم، یعنی اینکه از چه زمانی این شیفت قرار است برای آن شخص در نظر گرفته شود و بعد از مشخص کردن آن تاریخ مشخص کنیم که این الگو به چه دسته از افراد قرار است اختصاص پیدا کند.

یک شخص خاص، یک گروه خاص، همه پرسنل و غیره. قسمت آخر هم مشاهده و ویرایش شیفت افراد است که خب اینجا شیفت هر شخصی به طور مجزا قابل مشاهده است.

نکته خیلی مهمی که داریم اینکه به هر دلیلی ما بخواهیم تغییری برای یک شخص ایجاد کنیم، به راحتی در این قسمت با استفاده از دکمه ویرایشی شیفت این شخص بعد از اینکه شخص مورد نظر را انتخاب کردیم، می توانیم ویرایش و ساعت کاری موردنظر در روز مشخص را اعمال کنیم، یعنی فرد انتخاب می شود، ویرایش شیفت این شخص اعمال می شود، ساعت کاری موردنظر انتخاب می شود و بر روی تقویم روی هر روزی ما کلیک کنیم این تغییرات اعمال می گردد.

در همین قسمت شیفت ها تا تب آخرش، تب امکانات است که در پایان هر سال باید این ساعت های کاری شیفت ها و انتساب هایی که داده شده است به سال بعد منتقل گردد که به راحتی در این قسمت انجام می شود، یعنی نیاز نیست هر سال همه این تعریف ها مجدداً تکرار شوند و در پایین همین قسمت گزینه ای برای تغییر ساعت کاری محدود گذاشته شده است.

ممکن است که به هر دلیلی از ابتدای استفاده از نرم افزار مثلاً ماه رمضان ساعت کاری متفاوتی برای آن در نظر گرفته نشده باشد یا اتفاقی مانند آلودگی هوا روی دهد، بین التعطیلی یا اتفاق خاصی روی می دهد و می خواهید که آن تعطیلی خیلی سریع اعمال شود.

برای شیفت های موردنظر در این قسمت ما می توانیم به راحتی با استفاده از انتخاب محدوده تاریخ ساعت کاری موردنظر و شیفت موردنظر و آن تعطیلات، به سرعت تغییرات را اعمال کنیم.