هر کسی که می خواهد دستگاه حضور و غیاب تهیه نماید باید به ۱۱ نکته کلیدی در خرید دستگاه حضور و غیاب که در زیر آمد است توجه کند:

۱) احراز هویت و حضور و غیاب کارکنان از چه طریقی انجام می شود:

به طور مثال، مجموعه هایی که کار رستورانی را انجام می دهند، بیمارستان ها یا کارگاه های تولیدی مثل تراشکاری و نجاری، دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی گزینه ی مناسبی برای آن ها نیست.

برای مجموعه هایی که تعداد کارکنان آن ها بیش از حدی باشد، به طور مثال سازمان هایی که تعداد کارکنان آن ها بالای ۱۵۰۰ نفر است، دستگاه های اثر انگشت و تشخیص چهره گزینه های مناسبی نمی توانند باشند و به دلیل نیاز به سرعت، بهتر است از دستگاه های حضور و غیاب کارتی استفاده نمایند.

برای سازمان های کوچک دستگاه های حضور و غیاب کارتی می تواند تقلب های کارکنان را به دنبال داشته باشد. بدین خاطر برای چنین سازمان هایی، استفاده از دستگاه های اثر انگشتی توصیه می شود.

این موارد حداقل نکاتی است که هر سازمان، بسته به نوع کاری که می کند، تعداد کارمندی که دارد و اینکه تا چه سطحی از کنترل را می خواهد روی کارمندان اعمال کند، باید به آن ها دقت داشته باشد.

۲) چگونگی انتقال اطلاعات و داده ها:

فرض کنید بعضی از سازمان ها به خاطر سیستم اتوماسیون سازمانی و شرایط خاصی که دارند، باید از سیستم های تحت شبکه استفاده نمایند؛ در واقع برای چنین سازمانی، استفاده از دستگاهی که قابلیت اتصال به شبکه را داشته باشد، یک اولویت است.

حال فرض کنید سازمان یا کارگاهی در محیطی است که شبکه شان به اینترنت دسترسی ندارد و یا از سروری که قرار است محاسبات را انجام دهد، بسیار دور است. در این حالت، باید هزینه ی دیگری، مانند استفاده از حافظه های جانبیِ سیار ( مانند فلش مموری یا کارت های حافظه همانند اس دی کارت یا …) شود. بدین منظور در انتخاب دستگاه باید دقت شود که دستگاه شامل فناوری های مورد نیاز باشد.

به طور مثال، سازمان هایی که ارتباط کامپیوتر و دستگاه باید از طریق پورت های خاصی (پورت‌ های آرـ‌اس ۳۲، آرـ‌اس ۴۸۵) صورت بگیرد؛ یا سازمان هایی که بنابر دلایل امنیتی، شیوه ها یا مسائل بُعد مسافت و امکان کابل کشی و… مجبورند از این پورت ها استفاده نمایند، بهتر است که هنگام خرید دستگاه های حضور و غیاب این دقت را داشته باشند که دستگاهی را انتخاب نمایند که مورد نظر آن ها است و از این فناوری ها پشتیبانی می کند.

۳) میزان اهمیت آنلاین بودن سامانه:

برای برخی از سازمان ها این نکته که سامانه ی حضور و غیاب آن ها کاملاً آنلاین باشد، اهمیت بسیاری دارد؛ به طوری که هر زمان که نیاز داشتند بتوانند وضعیت حضور و غیاب کارکنان خود را کنترل نمایند. در واقع برای این سازمان ها استفاده از دستگاه هایی که توانایی ارسال اطلاعات به سرور را دارند، بسیار حائز اهمیت است.

هم چنین، برای این سازمان ها، استفاده از نرم افزارهایی که توانایی انجام محاسبه ها و پردازش این اطلاعات را در لحظه ی مورد نظر داشته باشند، اهمیت زیادی پیدا می کند؛ به طور مثال، راه های ارتباطی دیگر مانند استفاده از وای فای، مودم و تلفن برای انتقال اطلاعات گزینه های دیگری است که سازمان ها به فراخور نیازشان باید به این موضوعات دقت داشته باشند.

در کل، شاید ارتباط دستگاه و نرم افزار بعد از شیوه ی احراز، مهم ترین فاکتوری باشد که سازمان ها باید به آن دقت داشته باشند.

۴) دستگاه داخلی یا خارجی:

دستگاه‌ های داخلی در مقابل دستگاه های خارجی مزیت هایی دارند.

  • اولین مزیت این است که این دستگاه ها با ‌توجه به نیازهای داخل کشور بومی سازی شده اند؛ برای مثال، در دستگاه های داخلی، کلید های عملیاتی مناسب سازمان های ایرانی روی این دستگاه ها تعبیه شده است
  • شیوه ی ارتباط این دستگاه ها با کامپیوتر، شیوه ی انتقال و ارسال اطلاعات در این دستگاه ها، چگونگی بازخوانی اطلاعات، نرم افزاری که قرار است پردازش را انجام دهد و … با توجه به نیازها و فرهنگ سازمانی داخل کشور تعریف شده اند و امکانات لازم روی آن تعبیه شده است؛ این درحالی است که شاید این نکات در دستگاه های خارجی رعایت نشده باشد.

۵) دستگاه مناسب با شرایط:

نکته ی دیگر از ۱۱ نکته کلیدی در خرید دستگاه حضور و غیاب این است که متأسفانه اغلب دستگاه های وارداتی، به دلیل اینکه شرکت های وارد کننده از طریق بازرگانی و خرید و فروش به دنبال منفعت خود هستند، شاید مناسب نیازهای کشور نباشند؛ به این معنا که این دستگاه ها برای سازمان های بسیار کوچک طراحی شده اند، ولی در کشور ما از همین دستگاه ها برای سازمان های بزرگ و متوسط هم استفاده می شوند. توانایی پردازش این دستگاه ها پایین است و امکان دارد در مواجه با تردد های پی در پی در آغاز و پایان شیفت های کاری عملکردشان مختل شود و در نتیجه، کارایی خود را از دست دهند.

۶) پشتیبانی این دستگاه است:

این دستگاه از نظر سخت افزاری باید این قابلیت را داشته باشد که تا سالیان سال پشتیبانی شود؛ یعنی آن شرکت وارد کننده، فارغ از تولید کردن یا نکردن این دستگاه در خارج از کشور، توانایی تعمیر و جایگزینی قطعات آن را داشته باشد. این امکانی است که خیلی از دستگاه های وارداتی ندارند و درصورتی که تولید این دستگاه ها در خارج از کشور متوقف شود، در بسیاری از موارد شرکت های وارد کننده از پشتیبانی این دستگاه ها عاجز می مانند؛ در نتیجه، برای مشتری می تواند ضرر هایی را به دنبال داشته باشد.

۷) قیمت تمام شده ی دستگاه:

نکته ی دیگر در تفاوت بین دستگاه های وارداتی و خارجی با دستگاه های تولید داخل، قیمت تمام شده ی آن هاست. بعضاً شما هزینه ای که پرداخت می کنید، بسیار کم است و شما را به این سمت سوق می دهد که دستگاهی با کیفیت نامناسب و پایین می خرید که نیازهای ابتدایی سازمان شما را پاسخ نمی دهد. برای اینکه مطمئن شوید این دستگاه ها کیفیت های خوب و قابل قبولی دارند، باید هزینه های بسیاری را پرداخت کنید؛

هزینه هایی که با ‌توجه به اینکه همان کار ثبت تردد توسط دستگاه های تولید داخل و بعضاً با هزینه های بسیار پایین تر از دستگاه های با کیفیت خارجی انجام می شود، عملاً استفاده از دستگاه های خارجی را، آن هم خارجی با کیفیت بالا و قابل قبول را از حالت به صرفه بودن خارج می کند.

۸) توانایی تولید نرم افزار مناسب:

نکته ی بعدی درمورد دستگاه های داخلی و خارجی: خریداران باید در نظر داشته باشند، شرکتی که آن دستگاه خارجی را تأمین می کند، توانایی تولید نرم افزار مناسب را داشته باشد که این نکته بسیار حیاتی است.

در حالت کلی، یک سامانه ی حضور و غیاب سه بخش کلی دارد: ۱) دستگاه حضور و غیاب، ۲) نرم افزار آن و ۳) خدمات و پشتیبانی این سامانه.

هر کدام از موارد اگر به جایی وابسته باشند، با توجه به وضعیت ایران، شرایط تحریم و ارتباط با خارج از کشور، امکان دارد برای مشتری نهایی مشکلاتی ایجاد کند.

این نکاتی که در بالا آورده شد، در خصوص دستگاه های داخلی تا اندازه های بسیار زیادی حل شده است؛ علاوه بر این، کلیدهای عملیاتی بومی سازی شده است و به شیوه های انتقال اطلاعات در دستگاه های داخلی اهمیت زیادی داده شده است. نکته ی دیگری که وجود دارد این است که با توجه به بومی بودن فناوری این دستگاه ها، پشتیبانی از این سامانه و تعمیرات و نگهداری از این دستگاه ها تا سالیان سال امکان پذیر است.

هم چنین، خرید از شرکت هایی که شاید توانایی تولید نرم افزار را دارند، باید برای مشتریان در اولویت قرار بگیرند؛

به این دلیل که این شرکت ها می توانند با یک نرم افزار رابط، نیازهای مشتریان را با توجه به توانایی های دستگاه های تولیدیشان پوشش دهند. زیرا هنگامی که سامانه ی حضور و غیاب وارد بحث پشتیبانی می شود، تسلط شرکت تأمین کننده و ارایه دهنده ی خدمات به نرم افزار، منطق و معماری، سورس کد نرم افزار، دستگاه، طراحی بورد و قطعات ریزی که قرار است روی این دستگاه کار کنند، اهمیت به سزایی پیدا می کند.

هر چقدر شرکت های تأمین کننده و ارایه دهنده خدمات از این موضوع دورتر باشند، سطح خدمات پایین تری را به مشتریان ارائه می دهند.

۹) کیفیت مناسب:

نکته ی دیگر این است که در حالت کلی‎ مشتریان باید به دستگاهی که تهیه می کنند، دقت کنند تا کیفیت لازم را داشته باشد:

  • از نظر ساخت و بدنه توانایی تحمل شرایطی را که قرار است در آن کار کند، داشته باشد،
  • طول عمر مناسبی داشته باشد و در شرایطی که برق قطع می شود، بتواند به کمک باتری و سیستم ای پی یو عملکرد خودش را حفظ کند،
  • ثبت تردد را انجام دهد،
  • حافظه ی مناسبی داشته باشد،
  • تعداد کارکنانی که روی این دستگاه قابل تعریف هستند با پرسنل سازمان هم خوانی داشته باشد،
  • نیازهای ابتدایی سازمان را بتواند از این طریق پشتیبانی کند.

۱۰) نرم افزار:

نکته ی دیگر بحث نرم افزار است. دقت کنید که یک سامانه از دستگاه حضور و غیاب، نرم افزار و خدمات آن ها تشکیل می شود؛ نرم افزاری که با توجه به شرایط کاری و قوانین کاری داخل کشور طراحی و تولید شده باشد، نیازهای سازمان های داخلی را به خوبی پشتیبانی می کند. نرم افزارهای خارجی با توجه به اینکه حتی شاید رویکرد محاسبات حقوق و دستمزدشان با داخل کشور کاملاً متفاوت باشد، توانایی پشتیبانی و پاسخ به نیازهای داخلی را در بسیاری از موارد ندارند؛ پس، اینکه از یک نرم افزار داخلی استفاده کنیم، فارغ از امکاناتی که آن نرم افزار به ما می دهد، مهم است.

در وهله ی اول اینکه این نرم افزار خارجی یا داخلی است، می تواند خیلی تعیین کننده باشد. حال در خود نرم افزار نیز باید مزیت هایی داشته باشد. به طور مثال، اینکه می تواند از ساعات کاری سازمان، تعداد کارکنان سازمان، نیازهای سازمان در خصوص محاسبات ضرایب و در حقیقت حالت های خاص مثل شیفت های چرخشی، شب کاری، نوبت کاری پشتیبانی کند یا خیر، از نکات بسیار مهمی است که باید به آن دقت شود.

۱۱) خدمات:

نکته ی آخر در ۱۱ نکته کلیدی در خرید دستگاه حضور و غیاب بعد از نرم افزار شاید مهم باشد که به بحث خدمات به عنوان یک فاکتور تأثیرگذار بپردازیم.

فرض کنید دستگاه حضور و غیاب شما در شهرستانی در یک منطقه ی دور افتاده کار می کند و قرار است اطلاعات را به سامانه ی شما منتقل کند.

اینکه در لحظه ی ارتباط و موقعی که قرار است اطلاعات منتقل شود، مشکلی پیش بیاید، آن شرکت تأمین کننده ی خدمات، توانایی ارائه ی خدمات در محل دستگاه شما را درصورت لزوم داشته باشد، یا اگر دستگاه شما به هر علتی به تعمیرات نیاز داشت، توانایی تعمیر دستگاه را در فاصله ی مکانی کمی از محل استقرار دستگاه داشته باشد.

یا کارکنان پشتیبان آموزش دیده داشته باشند و بتوانند اشکال شما را به خوبی ریشه یابی کنند و در حقیقت هزینه های دیگری را به شما متحمل نکنند، یا شبکه ی ارائه کننده ی این خدمات و نمایندگانشان که قرار است این خدمات را به شما ارائه کنند، برای شمایی که امکان دارد از مرکز (پایتخت) فاصله داشته باشید یا در شهرستان‌ باشید و از مرکز استان دور و می خواهید مشکلات را رفع کنید، چقدر گسترده است، و درنهایت، اینکه در شهرستان ها عاملین فروش و ارائه ی خدمات وجود داشته باشند، از نکات بسیاری مهمی است که باید به آن دقت کنید.

طبیعتاً هرچه شبکه ی ارائه ی خدمات و فروش یک شرکت گسترده تر باشد، شما در دریافت این خدمات در مواقع لزوم راحت تر خواهید بود.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *