دستگاه حضور و غیاب

اندازه گیری میزان حضور پرسنل در محل کار توسط دستگاه حضور غیاب انجام می شود، چراکه با وجود تمام پیشرفت هایی که در حوزه علم مدیریت منابع انسانی در دهه های گذشته رخ داده است همچنان کنترل ورود و خروج پرسنل و یا حضور و غیاب پرسنل همچنان به عنوان یکی از شاخص های مهم در ارزیابی عملکرد و بهره وری و نظم سازمانی پرسنل می باشد.

باید در نظر داشت که اگرچه همیشه ارتباط مستقیمی بین کیفیت عملکرد پرسنل و زمان حضور افراد در محل کار وجود ندارد ولی با توجه به قابل اندازه گیری بودن این مشخصه در کارکرد پرسنل، این شاخص به عنوان مهمترین شاخص در محاسبه حقوق ماهانه کارکنان مورد استفاده قرار گرفته و در نرم افزار حقوق و دستمزد همواره برای انواع محاسبات به این فاکتور ها مراجعه می گردد.

دستگاه های حضور غیاب

این دستگاه ها با استفاده از شیوه های مختلف نظیر کارت های پرسنلی و یا مشخصه های زیستی ( بایومتریک ) مثل اثر انگشت ، مشخصات چهره افراد و یا تصویر عنبیه افراد از حضور افراد در محل کار اطمینان حاصل کرده و زمان ورود و خروج پرسنل را ثبت و نگهداری کرده و داده های خود را از طریق درگاه های ارتباطی در اختیار نرم افزار حضور و غیاب قرارداده و این نرم افزار با تحلیل داده های دستگاه علاوه بر محاسبه میزان حضور پرسنل سایر مؤلفه های مربوط به حضور و غیاب نظیر میزان اضافه کار ، کسر کار ، غیبت ، تاخیر ، تعجیل در خروج ، مرخصی ساعتی ، مرخصی روزانه و ماموریت درون شهری و ماموریت خارج شهر پرسنل را محاسبه کرده و گزارشات مورد نیاز مدیران را در اختیار ایشان قرار می دهند

شیوه های احراز حضور ( انواع دستگاه های حضور غیاب )

دستگاه های مجهز به کارت های مغناطیسی و کارت های بدون تماس:

در این نوع دستگاه ها از انواع کارت های تماسی ( contact ) و یا کارت بدون تماس ( contactless ) استفاده می گردد.
از کارت های تماسی می توان به کارت بارکد و یا کارت مغناطیسی اشاره کرد که در زمان تردد پرسنل، دستگاه ها با کارت خوان بارکد و یا کارت خوان مغناطیسی اطلاعات کارت را خوانده و پس از احراز هویت ، ساعت و دقیقه تردد را در حافظه دستگاه ضبط و نگهداری می کنند.

نوع دیگر کارت ها که به کارت بدون تماس معروف هستند از تکنولوژی RFID استفاده می کنند ، برای ثبت تردد از طریق این نوع کارت ها نیازی به کشیدن کارت در دستگاه نبوده و کارت خوان های دستگاه می توانند از فاصله چند سانتی متری دستگاه (حتی از داخل کیف پول) کارت را شناسایی کرده و تردد پرسنل را ثبت نماید.

بزرگترین مزیت این نوع کارت ها سرعت عمل آنها در ثبت تردد می باشد.

لازم به ذکر است دستگاه های کاری دارای معایبی می باشند که نباید از آنها غافل شد:

  • احتمال دارد پرسنل کارت خود را فراموش کرده و به همراه نداشته باشد.
  • احتمال دارد پرسنل کارت خود را به همکاران خود جهت ثبت تردد بدهند.
  • این کارت ها آسیب پذیر بوده و به مرور زمان خراب می شوند.

دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی :

در این دستگاه از سنسور اثر انگشت برای تشخیص اثر انگشت افراد استفاده می گردد ، این نوع سنسور ها معمولا به چند دسته سنسور اثر انگشت نوری و سنسور اثر انگشت خازنی و سنسور اثر انگشت پلیمری تقسیم می گردند. در این دستگاه ها ، سنسور ها با خواندن اطلاعات منحصر به فرد انگشت هر فرد ، وی را شناسایی کرده و ساعت تردد ایشان در دستگاه ثبت می گردد.

دستگاه حضور غایب اثر انگشتی امروزه به عنوان متداول ترین دستگاه حضور غیاب در ایران شناخته می شود. این دستگاه ها مشکلات مربوط به امکان تقلب در ثبت ورود و خروج را تا اندازه بسیار زیاد کم کرده ولی هنوز هم راه هایی برای دور زدن دستگاه حضور غیاب در این دستگاه ها وجود دارد.

فارغ از انواع مختلف سنسور های مورد استفاده در این دستگاه ها که بیشتر به سنسور های نوری و درصد بسیار کمی سنسور های خازنی و پلیمری تقسیم می شود، این دستگاه ها در بسیاری از سازمان ها مشکلات مربوط به کنترل تردد پرسنل را حل نموده اند.

باید گفت امروزه بسیاری از کارمندان و پرسنل سازمان ها دستگاه حضور غیاب را با عنوان دستگاه اثر انگشتی می شناسند. در این دستگاه ها که بیشتر از سنسور اثر انگشتی نوری استفاده می گردد به خاطر نوع فناوری نباید از معایب دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی غافل شد که از جمله آنها می توان به حساسیت دستگاه به رطوبت سطح پوست و دمای محیط اشاره کرد اگرچه با گرم کردن محیط کار و یا مرطوب کردن سطح پوست انگشت با استفاده از بخار تنفس و دهان می توان به این معایب غلبه کرد اما باید گفت با وجود معایب ذکر شده و اینکه راه های تقلب کاملا رفع نشده ، ولی هنوز هم با توجه به مزایای فراوان به عنوان پر فروش ترین دستگاه های حضور غیاب در سطح دنیا مطرح می شوند و اقبال عمومی در استفاده از آنها بسیار زیاد است.

دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره :

این دستگاه ها را می توان جدی ترین رقیب دستگاه های اثر انگشتی نامید این نوع دستگاه ها علی رقم سابقه کم حضور در بازار توانسته اند در مدت زمان کوتاهی سهم مناسبی از بازار را به خود اختصاص دهند و برخی مدل های این دستگاه ها را می توان دستگاه حضور و غیاب ارزان نامید. امروزه از این فناوری نه تنها در دستگاه های حضور غیاب بلکه در دستگاه هایی با استفاده شخصی نظیر تلفن همراه و سامانه های امنیتی نیز مورد استفاده قرار گرفته و به نظر می رسد این فناوری در سال های آتی با توسعه و بهبود عملکرد سهم بیشتری در دستگاه هایی که نیاز به احراز هویت دارند، خواهند داشت.

نسل جدید این دستگاه که قادر به شناسایی عمق در چهره هستند با استفاده از دوربین هاIR امکان تقلب را تقریبا به صفر رسانده اند ولی نباید از معایب دستگاه تشخیص چهره غافل بود . بطور مثال این نوع دستگاهها به ایجاد تغییرات در چهره افراد مانند گذاشتن و یا برداشتن ریش و سبیل و یا عدم استفاده از عینک برای افراد عینکی در هنگام ثبت تردد حساس می باشند . همچنین حساسیت به نور محیط و بخصوص عدم امکان تشخیص افراد در محیط های پر نور را می توان به عنوان بزرگترین مشکل این دستگاه ها نام برد. اگرچه شرکت جهان گستر توانسته با استفاده از تکنولوژی های جدید بر این مشکل فائق آید و به عنوان مثال دستگاه RF640 توانایی تشخیص چهره در شدت نوری معادل نور لامپ اتاق جراحی را دارد.

باید گفت این دستگاه ها هنوز تا تبدیل شدن به ترند فناوری در دستگاه های حضور غیاب راهی طولانی باید طی کنند اگرچه که در این راه شروع بسیار خوبی داشته اند.

این نوع دستگاه ها امروزه جزء لاینفک بسیاری از سازمان های و شرکت ها و حتی بنگاه های اقتصادی دیگر نظیر فروشگاه ها و واحد های صنفی شده اند.

این دستگاه های که برای کنترل تردد و آمد و شد پرسنل به کار می رود ، ورود و خروج افراد را رصد کرده و با کمک نرم افزار هایی که به آنها متصل می شوند می توانند محاسبات مربوط به مؤلفه های حضور و غیاب را انجام داده و گزارشات مربوطه را ایجاد و به کاربران تحویل می نماید.

این مجموعه که شامل دستگاه و نرم افزار کنترل تردد و حضور غیاب است را سامانه حضور غیاب می نامند.

ایجاد شفافیت و اعتماد سازمانی با استفاده از سامانه حضور غیاب

اگرچه انجام محاسبات مربوط به تردد های پرسنل و تاثیر این محاسبات در حقوق و دستمزد پرسنل مهم است ولی باید در نظر داشت که از نقطه نظر سازمان هم سیستم حضور غیاب علاوه بر نظم دادن به تردد پرسنل، عملا نظم و انضباط در کل سازمان را بالا می برد و به همین ترتیب باعث افزایش بهره وری در سازمان می گردد.

شاید در نگاه اول اجبار پرسنل به حضور در ساعت مشخص تاثیر معکوس در رضایتمندی ایشان داشته باشد ولی باید در نظر داشت که پرسنل اگرچه مجبور هستند در ساعت مشخصی در محل کار خود حاضر باشند ولی ایشان با توجه به همین ساعات حضور در محل کار نیز حقوق و مزایا دریافت می کنند و شفافیت ایجاد شده در نحوه محاسبات حقوق دستمزد و جلوگیری از تضییع حقوق پرسنل بیش از هر چیز دیگری باعث ایجاد رضایتمندی پرسنل شده و علاوه بر آن اعتماد سازمانی را نیز افزایش می دهد و به تلطیف فضای کسب و کار کمک شایانی می نماید.

لازم به ذکر است ایجاد اعتماد سازمانی در سازمان به کارفرما نیز اطمینان می دهد که بدون نگرانی از حضور و یا عدم حضور پرسنل و اطلاع از اینکه حقوق ایشان نیز محفوظ مانده و ایشان نیز می تواند به گزارشات سامانه کنترل تردد اعتماد کرده و نتایج حاصل را بدون هیچ مشکلی بپذیرد.

ارزیابی عملکرد پرسنل

سامانه های کنترل ورود و خروج با توجه به اینکه زمان ورود و خروج پرسنل را ثبت و ضبط می کنند می توانند معیار خوبی برای ارزیابی عملکرد پرسنل نیز باشند، چراکه با مشاهده زمان حضور پرسنل و بررسی عملکرد و کارهای انجام شده هر فرد می توان بهره وری افراد را مشخص نمود و معیاری برای ارزیابی عملکرد افراد در محیط کار فراهم کرد.

لازم به ذکر است که شرکت جهان گستر پارس همزمان با تولید دستگاهها و نرم افزار حضور غیاب، نرم افزار ارزیابی عملکرد 360 درجه را نیز تولید و ارائه نموده که مورد استقبال مشتریان نیز قرار گرفته است.

اگرچه میزان حضور افراد در محل کار به تنهایی معیاری مناسب و کافی برای اندازه گیری بهره وری پرسنل نمی باشد و لازم است برای دقت در تشخیص بهره وری پرسنل از KPI ها و شاخص های دیگری نیز بهره برد، اما هنوز هم از این معیار ها میتوان بعنوان یکی از شاخص های مهم برای مقایسه پرسنل و تشخیص عملکرد مناسب و نا مناسب افراد نسبت به یکدیگر استفاده نمود. چراکه با توجه به یکسان بودن ساعات عملکرد و حضور در محل کار برای پرسنل با بررسی نتایج عملکرد پرسنل نسبت به یکدیگر و مشاهده کارهای انجام شده در واحد زمان، می توان پرسنل را رتبه بندی کرد و متوجه شد که کدامیک از افراد در مدت زمان یکسان کار بیشتری انجام داده و بهره وری نسبی افراد را مشخص نمود.

در خصوص بهره وری پرسنل همانطور که اشاره شد پیشنهاد می شود شاخص های کمی و کیفی دیگری نیز مورد استفاده قرار گیرد بطور مثال شاخص های تسک محور ( فرایند محور ) می تواند به همراه استفاده از زمان سنجی فرآیند ها معیاری مکمل و مناسب در کنار زمان حضور افراد در سازمان باشد و تصویری دقیق تر نسبت به بهره وری افراد به دست دهد.