دستگاه حضور غیاب

امروزه بیشتر مدیران در سازمان‌های بزرگ و کوچک، به استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب روی آورده‌اند. علت این پدیده آن است که بتوانند عملکرد کارکنان خود را زیر نظر داشته باشند و از ظرفیت‌های مالی و انسانی سازمان حداکثر استفاده را برای رسیدن به اهداف سازمان ببرند.
در گذشته، که دستگاه حضور غیابی در کار نبود؛ کارمندان به طور روزمره و معمول به سر کار می‌رفتند. اما با بروز مشکلاتی نظیر سرماخوردگی یا تصادف ممکن بود روزهایی هم باشد که کارمندان دیر به محل کار برسند یا اصلا نرسند. بعد هم با آوردن بهانه‌های گوناگون سعی می‌کردند مدیر را توجیه کنند که دلیل غیبتشان چه بوده است که آن روز را برایشان به عنوان غیبت در نظر نگیرند و شامل کسری حقوق نشوند.
علاوه بر این، محاسبه‌ی تعداد روزهای کاری کارمند و محاسبه‌ی دقیق حقوق کارمندان در انتهای ماه، آن هم به صورت دستی، کاری بسیار مشکل و وقت‌گیر بود و احتمال رخ دادن اشتباه نیز در آن بسیار زیاد بود.
از این رو، با روی کار آمدن دستگاه‌های حضور و غیاب، بسیاری از این مشکلات حل شد. اگر شما هم به تازگی تصمیم گرفته‌اید سیستم حضور غیابی برای سازمان خود تهیه کنید در ادامه‌ی این مقاله با ما همراه باشید.

۲۱ سال تجربه در ارائه سیستم های اتوماسیون

پشتیبانی ۲۴ ساعته هفت روز هفته

بیش از ۳۵۰۰۰ مشتری در سراسر کشور

۷۰ نمایندگی در سراسر کشور

عضو شورای عالی انفورماتیک

جواز تاسیس از وزارت صنایع و معادن

عضو سازمان نظام صنفی رایانه ای کشور

گواهی تایید فنی نرم افزار حضور و غیاب از شورای عالی انفورماتیک

سیستم حضور و غیاب چیست؟

قیمت دستگاه حضور و غیاب

دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی

دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

دستگاه حضور و غیاب کارتی

نرم افزار حضور و غیاب

سیستم حضور غیاب چیست؟

سیستم حضور و غیاب، راهکاری برای ثبت تردد کارکنان و نظارت بر ساعات کاری، وضعیت مرخصی و در نهایت ابزاری کارآمد برای پرداخت حقوق کارکنان یک سازمان است.
در واقع شما به کمک دستگاه حضور غیاب جهان گستر می‌توانید وضعیت کاری کارمندان خود را، مستند کنید و بر عملکرد کلی سازمان نظارت داشته باشید.

حضور و غیاب از گذشته تا کنون به روش‌های مختلفی انجام می‌گرفته است. برخی از سازمان‌ها، هنوز هم به صورت دستی حضور و غیاب کارکنان را انجام می‌دهند، برخی با کارت شناسایی و دیگران هم از سایر روش‌های حضور و غیاب استفاده می‌کنند که هر کدام، مزایا و معایب خاص خود را دارند. البته بر کسی پوشیده نیست که معایب برخی از روش‌ها مانند روش حضور و غیاب دستی، بسیار بیشتر از مزایای آن است.
سیستم حضور و غیاب از ٢ بخش نرم افزار و دستگاه تشکیل شده است.
دستگاه وظیفه ثبت ساعت تردد (ورود و خروج) پرسنل را بر عهده دارد و نرم افزار با استفاده تردد های ثبت شده در دستگاه و همچنین قوانینی که کارفرما در رابطه با محاسبه تاخیر، غیبت، اضافه کار، مرخصی، ماموریت تعیین کرده، وظیفه محاسبه کارکرد ماهانه و اماده سازی اطلاعات اولیه برای محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل را دارد.
نرم افزار حضور و غیاب شامل ٢ نوع نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز و نرم افزار حضور و غیاب تحت وب می باشد که بطور مفصل در مقالات تخصصی توضیح داده شده است. در ضمن دستگاه حضور و غیاب انواع مختلفی دارد که امروزه در کشور ما تقریبا از چند نوع آن بیشتر از سایرین استفاده می‌شود و کارآیی مفیدی دارند. انواع رایج این دستگاه عبارت‌اند از:  اثر انگشتی، تشخیص چهره، کارتی، عنبیه.
ما در این مقاله قصد داریم هرکدام از این دستگاه‌های حضور و غیاب را به طور خلاصه به شما معرفی کنیم و گوشه‌ای از ویژگی‌های هر کدام را به شما ارائه دهیم.

دستگاه حضور و غیاب چه خدماتی را در اختیار مدیران می‌گذارد؟

همان طور که در بالا هم اشاره کردیم، مشکلات زیادی که فرآیند حضور و غیاب برای مدیران ایجاد کرده بود؛ با روی کار آمدن دستگاه‌های حضور و غیاب تعداد زیادی از مدیران ترغیب شدند تا این دستگاه‌ها را تهیه کنند. در ادامه تعدادی از خدماتی که این دستگاه در اختیار مدیران می‌گذارند را بررسی می‌کنیم:

• کنترل دقیق تردد پرسنل
• سهولت در محاسبه‌ی دقیق حقوق و مزایای کارمند
• به حداقل رساندن دخالت افراد غیر مسئول
• جلوگیری از تقلب و زد و بند کارمندان در ثبت زمان ورود و خروج
• سرمایه‌گذاری طولانی مدت برای سازمان با بازگشت سرمایه‌ی سریع
• تهیه‌ و نگهداری آرشیو کاملی از زمان ورود و خروج پرسنل
• کنترل و محاسبه‌ی دقیق اضافه‌کاری و کسر کار

قیمت دستگاه حضور و غیاب

به طور کلی، مدیرانی که تصمیم به استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب را دارند؛ به دو گروه کلی تقسیم می‌شوند:

به طور کلی، مدیرانی که تصمیم به استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب را دارند؛ به دو گروه کلی تقسیم می‌شوند:
گروه اول، شامل مدیرانی هستند که به تازگی با دستگاه حضور و غیاب آشنا شده‌اند و اطلاعات تخصصی درباره‌ انواع دستگاه‌ و خدمات ارائه شده توسط شرکت‌های سازنده‌ی را ندارند.
معمولا برای این دسته از مدیران، قیمت اولین و مهم‌ترین فاکتور برای خرید دستگاه است. شاید خود شما هم جز کسانی باشید که به تازگی با این دستگاه آشنا شده‌اید و تصمیم دارید ارزان‌ترین و کارآمدترین دستگاه را، با توجه به بودجه‌ی خود تهیه کنید.
اما بگذارید یک توصیه به شما بکنم: لطفا، لطفا و لطفا فقط به دنبال ارزان‌ترین دستگاه نباشید! زیرا برایتان پشیمانی به دنبال می‌آورد! می‌پرسید چرا؟ در ادامه خدمتتان عرض می‌کنم که چرا!

بگذارید به ادامه‌ی معرفی دسته‌بندی‌مان برسیم:
دسته‌ی دوم شامل مدیرانی هستند که قبلا این دستگاه را تهیه کرده‌اند و مدتی هم از آن استفاده کرده‌اند! اما در حال حاضر به یکی از دلایل زیر با دستگاه به مشکل خورده‌اند و تصمیم به تعویض و جایگزینی آن، گرفته‌اند:

• دستگاه ارزان قیمت قبلی، جز دستگاه‌های وارداتی و ارزان بوده، و مدتی است که شرکت وارد کننده‌ی آن به کلی جمع شده است. در نتیجه امکان ارائه‌ی خدمات توسط شرکت وجود ندارد و اگر عملکرد دستگاه با مشکل رو به رو شود؛ دستگاه عملا بی‌استفاده خواهد شد. لذا مدیر تصمیم گرفته که دستگاه را تعویض کند.
• شرکت فروشنده‌ی دستگاه، خدمات پس از فروش مناسبی مانند نصب و راه‌اندازی، تعمیرات دستگاه و پشتیبانی و بروزرسانی نرم‌افزار، به مشتری خود ارائه نمی‌دهد.
• دستگاه قبلی، وارداتی بوده و شرکت تولیدکننده‌ی آن در خارج از کشور، به دلیل وجود تحریم‌ها، از ارائه دادن قطعه و لوازم یدکی به مشتریان ایرانی خود، خودداری می‌کند.
• با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی، خریدار نیاز به امکانات جدید نرم‌افزاری و سخت‌افزاری دستگاه را حس می‌کند. اما شرکت فروشنده توانایی توسعه و ارتقای محصول خود را ندارد. لذا پس از مدتی دستگاه از تکنولوژی روز دنیا عقب می‌ماند و نمی‌تواند نیازهای مشتری را برآورده کند و خدمات لازم را به آن‌ها ارائه دهد.

حال که متوجه شدید که مدیران گروه دوم با چه مشکلاتی دست و پنجه نرم می‌کنند؛ متاسفانه باید نکته‌ی ناخوشایندی را به شما عرض کنم.
بیشتر مدیران در ابتدای خرید دستگاه (شاید مانند شما) در گروه اول قرار می‌گیرند و پس از صرف هزینه‌های بسیار و صرف زمان ارزشمند خود برای خرید، دستگاهی را تهیه می‌کنند که در زمان خود “ارزان‌تر” از دستگاه‌های دیگر در بازار بوده و مدیر در لحظه، از این خرید خود بسیار احساس رضایت می‌کند. اما پس از گذشت مدتی، با مشکلاتی که در بالا ذکر کردیم، رو به رو می‌شود و مجبور می‌شود که با صرف هزینه‌ای دوباره دستگاه قبلی را دور بیندازد و با تحقیق و جست و جوی بیشتر دستگاهی را تهیه کند که خدمات مورد نیاز را به سازمان ارائه دهد.
لذا برای تهیه‌ی دستگاه حضور و غیاب نباید به دنبال ارزان‌ترین دستگاه باشید بلکه باید دستگاهی را پیدا کنید که خدمات مطلوب و مورد نیاز شما را ارائه دهد.

در این مقاله و مقاله‌های بعدی سعی ما بر این است که شما را با انواع دستگاه‌های حضور و غیاب و حدود قیمت آن‌ها آشنا کنیم و مزایا و معایب هر دستگاه را بگوییم تا بتوانید بهترین دستگاه را انتخاب و خرید نمایید

حال بگذارید گشت و گذاری در دنیای قیمت‌های دستگاه‌های حضور و غیاب داشته باشیم و اطلاعات پایه‌ای را خدمت شما عرض کنیم:

اگر به تازگی تصمیم گرفته باشید این دستگاه را تهیه کنید؛ احتمالا از تعدادی از شرکت‌های به نام و مشهور داخلی یا وارد کننده، پیش فاکتورهایی گرفته‌اید و حدود قیمتی در دست دارید.

حدود قیمت دستگاه‌های حضور و غیاب چینی از ۱.۵ تا ۲.۵ میلیون تغییر می‌کند. این حدود قیمت در بین سازنده‌های داخلی دستگاه حضور و غیاب، از ۲.۵ تا ۴.۵ میلیون متغیر است.

یعنی سازنده‌های داخلی به وضوح دستگاه خود را گران‌تر عرضه می‌کنند. حال می‌خواهیم بررسی کنیم که این تفاوت قیمت (که کم هم نیست) آیا برای مدیر توجیه اقتصادی دارد یا باید همان دستگاه‌های چینی را تهیه کند.

اولا همان‌گونه که به بیشتر ایرانی‌ها ثابت شده است؛ کالاهای وارداتی چینی از کیفیت مطلوب و خوبی برخوردار نیستند و پس از گذشت مدتی از عمر کوتاهشان، کارآیی خود را از دست می‌دهند و بی‌استفاده می‌شوند.

دوما به دلایلی که در بالا خدمتتان عرض کردیم: نداشتن قابلیت ارتقا و توسعه‌ی محصول و تحریم‌ها، گزینه‌ی خرید محصول چینی به کلی منتفی می‌گردد.

سوما اگر شما بتوانید دستگاه کارآمدی برای سازمانتان تهیه کنید (حتی با قیمتی نسبتا بالا) در طول مدت زمان کوتاهی، به میزان ۱۰% تا ۱۵% در هزینه‌های حقوق و دستمزد خود صرفه‌جویی می‌کنید و این صرفه‌جویی، هزینه‌ی دستگاه را در چندماه به شما بازمی‌گرداند.

چهارما دستگاه‌های ایرانی دارای منوی فارسی و کلیدهای کاربردی فارسی برای ماموریت، مرخصی و گزارشات می‌باشند و کارکردن را برای پرسنل با هر سطح تحصیلات راحت می‌کند.

در حقیقت خریدن یک دستگاه خوب، یک سرمایه‌گذاری بلند مدت با نرخ بازگشت سرمایه‌ی کوتاه است.

پس با توجه به نکاتی که در بالا گفته شد؛ به دنبال خرید ارزان‌ترین دستگاه نباشید و دستگاهی را تهیه کنید که مطلوب‌ترین خدمات را به شما ارائه دهد. زیرا با تمرکز بر خرید ارزان‌ترین دستگاه، بی‌برو برگرد، با پشیمانی مواجه می‌شوید.

دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی

یکی از پرطرفدارترین دستگاه‌های حضور و غیاب، دستگاه حضور و غیاب اثر انگشت است.
در زمان نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب باید از هر یک از پرسنل ١-٢ نمونه اثر انگشت در حافظه دستگاه ذخیره کرد.

از آن پس، دستگاه، هر کارمند را با اثر انگشت منحصر به فردش می‌شناسد و در هر بار ورود و خروج که کارمند اثر انگشت خود را روس سنسور دستگاه می گذارد، دستگاه او را شناسایی کرده و ساعت تردد او را ثبت می‌کند.
لازم است بدانید تمام اطلاعات تردد و ورود و خروج و وضعیت غیبت و مرخصی کارمندان در اختیار مدیر سازمان قرار می‌گیرد.

مزایای دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی

• در دستگاه اثر انگشتی، شما نمی‌توانید الگوی اثر انگشت را حدس بزنید و به جای کس دیگری، حضور شخص را وارد کنید. در صورتی که در دیگر دستگاه‌های حضور و غیاب ممکن است بتوانید گذرواژه و الگو را حدس بزنید. پس امکان تقلب در این دستگاه بسیار کم است.
• در دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، شما نمی‌توانید حضور شخص دیگری به غیر از خودتان را ثبت کنید؛ زیرا باید اثر انگشت او را به همراه داشته باشید که این کار عملا غیر ممکن است. اما در سایر دستگاه‌ها، نظیر دستگاه کارتی، می‌توانید علاوه بر خودتان حضور چندین شخص دیگر را هم با به همراه داشتن کارت آنان بزنید.
• در سایر سیستم‌های حضور و غیاب ممکن است گذرواژه یا کلمه‌ی عبور خود را فراموش کنید، اما در سیستم حضور و غیاب اثرانگشتی، شما همیشه برای ورود انگشت را به همراه دارید.

 انواع روش‌های شناسایی ترکیبی در دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی 

1. شناسایی اثر انگشت
2. شناسایی اثر انگشت و رمز
3. شناسایی اثر انگشت و کارت

دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره یکی از جدیدترین و پیشرفته‌ترین سیستم‌های حضور و غیاب است. این دستگاه از جدیدترین فناوری‌ها و تکنولوژی‌ها جهت ثبت و کنترل تردد کارمندان استفاده می‌کند.

روش کار با دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره به این شکل است که:

• در ابتدای کار، دستگاه چهره‌ی تمام کارمندان سازمان را در حافظه خود ثبت می‌کند.
• دستگاه پس از دریافت تصویر اسکن شده، نقشه‌ای دو یا سه بعدی از الگوی صورت کارمند برای خودش ترسیم می‌کند و در حافظه‌ی خود ذخیره می‌کند.
• پس از انجام این مرحله، هربار که کارمند سازمان به دستگاه حضور و غیاب مراجعه کند، دستگاه صورت او را شناسایی کرده و عملیات احراز هویت انجام می‌شود. در نتیجه دستگاه ورود و خروج کارمند را به سازمان ثبت می‌کند.
• در صورتی که دستگاه نتواند چهره‌ی فرد را با الگوهای ذخیره شده در حافظه‌ی خود، مطابقت دهد؛ احراز هویت کارمند تکمیل نمی‌گردد و زمان تردد او ثبت نمی‌شود.

ویژگی‌های منحصر به فرد دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

امکان تقلب در دستگاه‌های حضور و غیاب تشخیص چهره وجود ندارد؛ زیرا برای هر فرد فقط امکان ثبت یک چهره (چهره‌ی خودش) وجود دارد. 

اما در دستگاه‌های اثر انگشتی امکان ثبت چندین اثر انگشت برای هر فرد وجود دارد و اگر اپراتور سیستم حضور و غیاب قصد تقلب را داشته باشد می‌تواند برای بعضی از پرسنل، انگشت افراد دیگری را ثبت کند و افراد به جای هم تردد ثبت کنند.

• سرعت عمل این دستگاه‌ها بسیار بالا است.
• یکی دیگر از مزایای دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره نسبت به دستگاه اثر انگشتی این است که چون کارمندان تماس فیزیکی با دستگاه ندارند، انتقال انواع آلودگی‌ها و بیماری‌های پوستی از طریق دستگاه انجام نمی‌پذیرد. اما در اثر انگشتی به دلیل تماس فیزیکی افراد با دستگاه، امکان انتقال بیماری وجود دارد.
• کسانی که در طول زمان کاری خود، با آب و مواد شیمیایی شوینده سر و کار دارند؛ در فرآیند حضور و غیاب با دستگاه اثرانگشتی با مشکل مواجه می‌شوند. زیرا اثرانگشت آن‌ها در سیستم ثبت نمی‌شود. اما استفاده از دستگاه  تشخیص چهره این مشکل را برای آن‌ها حل می‌کند.
• ‌ در زمستان و فصل‌های سرد سال، افراد برای ثبت اثر انگشت خود در دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی دچار مشکل می‌شوند. زیرا حسگر این دستگاه‌ها در شرایط رطوبت معمول محیط کار می‌کند. اما در دستگاه‌های حضور و غیاب تشخیص چهره این مشکل برای افراد به وجود نمی‌آید.

دستگاه حضور غیاب تشخیص عنبیه

دستگاه حضور غیاب تشخیص عنبیه، یکی از جدیدترین و دقیق‌ترین دستگاه‌های حضور و غیاب در سطح جهان است. امنیت و دقت این دستگاه بسیار بالاست و به دلایل امنیتی، حضور و غیاب کارکنان در مراکز نظامی و امنیتی با این دستگاه انجام می‌شود.
طبق نتایج تحقیقات دانشمندان، الگوی عنبیه‌ی هر فرد ۱۲ ماه پس از تولدش تکمیل و تثبیت می‌گردد و در طول زمان زندگی‌اش تغییری نمی‌کند. حتی الگوی عنبیه‌ی دو چشم شخص شبیه به هم نیست و هر الگوی عنبیه منحصر به یک چشم خاص است.
از طرف دیگر الگوی عنبیه به دلیل قرار گرفتن بین پلک‌ها، بیشتر محافظت می‌شود و نسبت به دیگر ویژگی‌های بیولوژیک انسان نظیر اثر انگشت و چهره کمتر دستخوش آسیب و تغییر می‌شود.
دستگاه حضور غیاب تشخیص عنبیه قابلیت ذخیره و شناسایی ۱۵۰ فرد را دارد.

قابلیت‌ها و امکانات دستگاه حضور و غیاب عنبیه

• حافظه عنبیه: ظرفیت ثبت ۱۵۰ عنبیه
• حافظه کارت: ظرفیت ثبت ۱۵۰ کارت
• حافظه تردد: ظرفیت ثبت ۵۰۰۰۰ تردد
• سرعت عمل دستگاه: امکان شناسایی ۲۰ نفر در دقیقه
• زمان شناسایی: کمتر از ۱ ثانیه
• فاصله شناسایی: ۲۵ سانتی متر
• پورت ارتباطی: TCP/IP-AP
• خطای خواندن FAR: کمتر از ۰.۰۰۱%

دستگاه حضور غیاب کارتی

دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی یکی از قدیمی‌ترین و پرطرفدارترین دستگاه‌های حضور و غیاب به شمار می‌آیند. این دستگاه‌ها از اولین نسل‌های دستگاه‌های حضور و غیاب دیجیتال به شمار می‌آیند.

جالب است بدانید دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی، بلافاصله بعد از شیوه‌ی حضور و غیاب پانچی وارد بازار شدند و طرفداران پر و پا قرص بسیاری نیز در زمان خودشان به دست آوردند. زیرا امکان تقلب در ثبت زمان ورود و خروج را از کارمندان می‌گرفتند و عملکرد حسابداران برای محاسبه‌ی حقوق کارمندان را آسان می‌کردند.
اما با وارد شدن ویژگی‌های بیومتریک انسان به دستگاه‌های حضور و غیاب و پدید آمدن دستگاه‌های حضور و غیاب تشخیص چهره، اثرانگشتی و … این دستگاه‌ها دیگر محبوبیت خود را تا حدودی از دست دادند.
اما هنوز هم سازمان‌هایی هستند که به دلیل بزرگی ابعاد سازمان و تعداد بالای نیروی انسانی، گزینه‌ی دیگری جز استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی ندارند.
دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی، برای سازمان‌هایی که دارای چندین هزار نفر کارمند هستند و تمایل دارند در کمترین زمان، تردد این حجم از کارمندان خود را ثبت کنند؛ بهترین گزینه به شمار می‌آیند.

دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی برای سازمان‌های پرجمعیت و بزرگ فواید دیگری هم دارد. از جمله:

• از کارت حضور و غیاب، به عنوان کارت رزرواسیون غذا برای پرسنل استفاده می‌شود.
• سازمان‌ها با چاپ اطلاعات کارمند بر روی کارت، از کارت حضور و غیاب به عنوان کارت شناسایی کارمند نیز استفاده می‌کنند.

مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی

• سازمان‌های بزرگ با استفاده از دستگاه حضور و غیاب کارتی، با صرف کمترین هزینه به بیشترین سطح امکانات دسترسی پیدا می‌کنند.
• سرعت عملکرد دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی بسیار بالاست و توانایی ثبت و کنترل تردد تعداد زیادی از افراد را در حداقل زمان ممکن دارد. 
• سازما‎ن‌هایی که تعداد کارکنان زیاد دارند، می‌توانند برای کنترل تردد کارکنان خود، از چند دستگاه حضور و غیاب کارتی مرتبط نیز استفاده کنند.

نرم افزار حضور و غیاب

یکی از بزرگترین اشتباهاتی که مدیران در زمان خرید دستگاه حضور غیاب انجام می‌دهند، این است که تصور می‌کنند موضوع فقط درباره‌ی خریدن دستگاه حضور غیاب است. در صورتی که دستگاه حضور غیاب فقط یک ابزار فیزیکی است که تردد کارمندان را با کمک کارت، اثر انگشت، چهره و … ذخیره می‌کند. اما در حقیقت، قسمت اصلی این فرآیند توسط نرم‌افزارهای حضور و غیابی انجام می‌پذیرد که بر روی سیستم سازمان نصب می‌شود و اطلاعات تردد کارکنان از طریق شبکه‌ی وای فای یا راه‌های دیگر به سیستم منتقل می‌شود.

نرم افزار حضور و غیاب

یکی از بزرگترین اشتباهاتی که مدیران در زمان خرید دستگاه حضور غیاب انجام می‌دهند، این است که تصور می‌کنند موضوع فقط درباره‌ی خریدن دستگاه حضور غیاب است. در صورتی که دستگاه حضور غیاب فقط یک ابزار فیزیکی است که تردد کارمندان را با کمک کارت، اثر انگشت، چهره و … ذخیره می‌کند. اما در حقیقت، قسمت اصلی این فرآیند توسط نرم‌افزارهای حضور و غیابی انجام می‌پذیرد که بر روی سیستم سازمان نصب می‌شود و اطلاعات تردد کارکنان از طریق شبکه‌ی وای فای یا راه‌های دیگر به سیستم منتقل می‌شود.
یعنی در واقع این نرم‌افزار حضور و غیاب است که عملیات محاسبه‌ی حقوق، مزایا، وضعیت مرخصی یا غیبت‌های کارمند را به مدیر اطلاع می‌دهد. اما بیشتر مدیران، قبل از خرید دستگاه حضور غیاب از این مسئله آگاهی ندارند.
بگذارید مثالی برایتان بزنم تا کاربرد نرم‌افزار حضور و غیاب را بهتر متوجه شوید:
فرض کنید شما به عنوان مدیر یک سازمان قصد دارید زمان تاخیر داشتن را برای کارکنان خود محدود کنید. همچنین فرض کنید ساعت شروع کار رسمی ۸ صبح باشد.
برای مثال به آن‌ها می‌گویید اگر تا ۸.۱۵ خود را به اداره برسانید مشکلی ندارد اما اگر ۸.۱۶ دقیقه به اداره برسید برای شما در سیستم، تاخیر لحاظ می‌شود. حال فرقی نمی‌کند که یک دقیقه دیر کنید یا یک ساعت! در هر صورت در ساعت کاری شما تاخیر ثبت شده و از حقوق شما کسر خواهد شد.
شما برای این که بتوانید این برنامه‌ی کاری را در سیستم حضور و غیاب سازمان خود ثبت کنید؛ باید به نرم‌افزار حضور و غیاب دسترسی داشته باشید. زیرا برنامه‌ریزی‌های این چنینی از طریق نرم‌افزار حضور و غیاب است که انجام می‌پذیرد.

از طریق نرم‌افزار حضور و غیاب می‌توانید برای موارد زیر برنامه‌ریزی کنید و به اطلاعات کارمندان در این زمینه‌ها دسترسی داشته باشید:

• محاسبه‌ی اضافه کار اول وقت، اضافه کارخارج از وقت، اضافه کار روز تعطیل، اضافه کار درماموریت
• تعیین و ثبت فرجه ورود، فرجه خروج 
• تعریف کردن مرخصی ساعتی، مرخصی روزانه، مرخصی در ماموریت، مرخصی زایمان و …
• تعریف ماموریت شهری، ماموریت ساعتی 

• علاوه بر قابلیت‌های بالا شما می‌توانید به نحوه‌های دیگر هم از مزایای دستگاه حضور و غیاب بهره‌مند شوید! یکی از جالب‌ترین کاربردهای نرم‌افزار حضور و غیاب این است که کارکنان می‌توانند درخواست‌های مرخصی و ماموریت خود را در سیستم حضور و غیاب ثبت کنند و به جای مراجعه‌ی حضوری به دفتر شما و نامه‌نگاری‌های اداری، درخواست خود را با شما در میان بگذارند. شما هم به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید با مشاهده‌ی وضعیت کارمند، با درخواست او موافقت کنید یا درخواست او را رد کنید.
• هم‌چنین شما با استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب می‌توانید کارکرد کارمندان را مدیریت کنید و با تنظیم و برنامه‌ریزی مناسب برای زمان اضافه‌کار و مرخصی از حداکثر توان کارکنان استفاده کنید و بهره‌وری سازمان را بهبود ببخشید.
•  شما با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب می‌توانید به ساعت کار، غیبت و اضافه‌کاری کارمندان دسترسی راحت و سریعی داشته باشید.
• همچنین می‌توانید با نصب اپلیکیشن‌ حضور و غیاب بر روی تلفن‌های همراه خود، زمانی که در ماموریت هستید و حضور فیزیکی در سازمان ندارید، بر عملکرد پرسنل نظارت داشته باشید.

سخن پایانی

در این مقاله سعی ما بر این بود تا به معرفی انواع این دستگاه‌ها بپردازیم.
همچنین مزایای دستگاه حضور غیاب را با توجه به قابلیت‌های آن ذکر کردیم.
توصیه ما به شما این است که برای وضع کلیه قوانین و شرایطی که می‌خواهید برای تردد پرسنل لحاظ کنید هنگام خرید دستگاه حضور غیاب حتما نرم‌افزار را با توجه به نیازهای خود انتخاب کنید.
همچنین قبل از خرید، حتما دموی نرم افزار را ببینید تا از صِحت وجود قابلیت‌ها و قوانین مورد نیاز مطمئن شوید.
انتخاب مناسب نرم افزار و دستگاه حضور غیاب، با توجه به تعداد پرسنل و میزان حساسیت و قوانین حضور و غیاب مورد نظر مدیران سازمان اهمیت ویژه‌ای دارد.
ما همواره پاسخگوی سوالات شما در زمینه دستگاه کنترل تردد هستیم.
جهت دریافت مشاوره برای خرید دستگاه مورد نیاز با ما تماس بگیرید.

شماره تماس: ۴۱۳۹۲۰۰۰-۰۲۱